Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Февраль 2005 г.

Московская компания "Электронные офисные системы" (ЭОС) и ее партнер в Республике Татарстан Научно-производственная фирма "ИнфоИнжиниринг" осуществляют крупномасштабный проект по созданию системы автоматизированного делопроизводства и документооборота (САДД) нефтяного гиганта России - ОАО "Татнефть". Основу проекта составляет система "Дело".

В условиях серьезной реорганизации структуры ОАО "Татнефть" и построения холдинговой вертикально интегрированной компании решение проблем документационного обеспечения управления становится одной из приоритетных задач. Изменения последних лет в законодательстве и нормативах, касающиеся деятельности государственных органов и хозяйствующих субъектов, выдвигают новые, более жесткие требования к организации и функционированию служб, обеспечивающих работу с документами. Внедрение автоматизированной системы "Дело" призвано повысить управляемость и мобильность ОАО "Татнефть" в условиях изменчивой конъюнктуры рынка, что является одним из важнейших факторов, обеспечивающих устойчивое развитие компании.

Впечатляют масштабы создаваемой системы автоматизированного делопроизводства и документооборота, а также темпы ввода ее в действие. Всего за два года она охватила основные территориально распределенные структурные подразделения "Татнефти" (более 2000 рабочих мест). Это один из крупнейших в России проектов, связанных с внедрением прикладной информационной технологии в деятельность коммерческой структуры. В ходе работ создана технология документационного управления компанией, которая оказалась востребованной высшими руководителями О АО "Татнефть", использующими систему непосредственно как инструмент управления.

Построение системы потребовало нового уровня ИТ-решений. Речь идет об унификации серверных и клиентских аппаратно-программных платформ, включая персональные компьютеры и офисное оборудование ввода-вывода (принтеры, сканеры, копировальные аппараты, факс-модемы), создании учебно-методических и нормативных материалов, а также принципов введения в действие передовых документационных технологий и их сопровождения.

Для компании проект такого масштаба и глубины интеграции с различными бизнес-процессами, во многом опережающий другие проекты, является одним из важнейших факторов выбора стратегии развития. В частности, в ходе его разработки были поставлены некоторые перспективные проблемы (связанные с учетом и обработкой произвольного набора реквизитов документов, эффективной организацией территориально распределенной корпоративной системы документооборота, интеграцией системы "Дело" с ERP-система-ми, с высокопроизводительным многофункциональным офисным оборудованием фирм "Xerox" и "Hewlett-Packard" и ряд других), которые уже решаются.

Динамичное продвижение "Татнефти" по пути создания холдинговой вертикально интегрированной компании, осуществляющей нефтяной бизнес от скважины до бензоколонки, помимо мощной финансовой основы должно опираться на гибкую организационно-управленческую базу, позволяющую высшим менеджерам эффективно управлять всеми процессами, происходящими в компании и на предприятиях холдинга. Создание эффективной системы управления становится одной из основ успешного развития ОАО "Татнефть". Без действенного механизма принятия управленческих решений на основе широкой информационной базы, оперативного доведения принятых решений до непосредственных исполнителей, четкого контроля таких решений, обеспечения информационного взаимодействия между всеми участниками корпоративного бизнес-процесса невозможно рассчитывать на серьезный результат.

Одной из важнейших мер, направленных на обеспечение управляемости компанией и всеми ее подразделениями, стало решение о создании корпоративной системы автоматизированного делопроизводства и документооборота. В качестве основы для такой системы специалистами ОАО "Татнефть" была выбрана система "Дело".

Выбор этот не случаен. "Дело", как никакая другая отечественная или зарубежная система автоматизации делопроизводственного процесса, в полной мере учитывает исторически сложившуюся традиционную и вместе с тем уникальную чисто российскую специфику организации работы с документами, в которой децентрализованная схема движения документов соседствует с жестким централизованным контролем как исполнения каждого конкретного документа, так и всего движения в целом. Кроме того, как показала практика начальных этапов построения системы, применение "Дела" характеризуется не только автоматизацией уже сложившихся процессов документационного обеспечения деятельности предприятия, но и предоставлением пользователям хорошо отлаженной технологии автоматизированного делопроизводства и документооборота, несущей в себе высокую культуру работы с документами.

Внедрение системы "Дело" в ОАО "Татнефть" должно обеспечить:

  • автоматизацию основных делопроизводственных функций;
  • ускорение процессов документооборота между аппаратом ОАО и подразделениями;
  • текущие учет и контроль перемещения документов;
  • централизованный контроль исполнения директив (резолюций, приказов, решений);
  • быстрый поиск документов по различным реквизитам;
  • создание хранилища документов для использования его в справочных целях.

Это, безусловно, сказывается на упорядочении процессов делопроизводства, обеспечении возможностей для перехода к единой методологии ведения делопроизводства, подготовке условий перехода к безбумажной технологии ведения внутреннего документооборота.

Участники проекта: открытое акционерное общество "Татнефть", компания "Электронные офисные системы", научно-производственная фирма "ИнфоИнжиниринг", являющаяся партнером компании "Электронные офисные системы" в Республике Татарстан.

В функциональный состав САДД "Дело" ОАО "Татнефть" входят аппаратный комплекс, комплекс системных программных средств и комплекс прикладных программных средств. Аппаратный комплекс включает в себя:

  • сервер баз данных;
  • персональные ЭВМ, объединенные в единую корпоративную сеть;
  • коммуникационные средства для подключения пользователей к системе "Дело";
  • многофункциональные офисные аппараты ввода-вывода Xerox 665 и Hewlett-Packard1220.

В состав комплекса системных программных средств входят:

  • операционная система сервера баз данных (UNIX / HP-UX);
  • система управления базами данных (Oracle Workgroup Server 8.0.5.11);
  • операционная система персональных ЭВМ (Windows 95/98/2000/Me/NT4.0);
  • система генерации отчетов (используется программное обеспечение MS Word версии 6.0 и выше);
  • системные программные средства для подключения и обмена данными по промышленным протоколам передачи данных (встроенный Web-сервер делопроизводства через MS Internet Explorer, встроенные системы обме
    на документами по электронной почте через MS Outlook-97).

Комплекс прикладных программных средств создан на базе программного продукта "Дело-96", разработанного компанией "Электронные офисные системы", первоначально в версии 5.2.31 на базе Oracle 8.0.5 for MS Windows NT4.0, затем - 7.3.17, 7.3.18, 7.3.23, 7.3.24, 7.5.2, 8.0.3 (на базе Oracle 8.0.5 for HP-UX). Он реализован как многопользовательская интегрированная система, функционирующая в архитектуре "клиент-сервер" на базе мощной реляционной СУБД, осуществляющей обработку данных, контроль их целостности, защиту от несанкционированного доступа, масштабируемость. Совокупность взаимосвязанных программных модулей обеспечивает каждому пользователю многофункциональный режим работы с многоуровневым разделением прав доступа.

Несмотря на небольшой срок опытно-промышленной эксплуатации системы "Дело" в исполнительном аппарате ОАО "Татнефть" отмечены ощутимые результаты. В частности, налажена централизованная регистрация всей входящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов с электронной рассылкой, контролем исполнения резолюций и определением стадии их исполнения для каждого зарегистрированного документа (в том числе и за пределами исполнительного аппарата, в территориальных подразделениях ОАО "Татнефть", где установлены рабочие места системы) с последующим поиском в электронном архиве по различным атрибутам. Реализованы возможности ведения регистрируемой (и централизованно контролируемой) служебной переписки между должностными лицами внутри исполнительного аппарата с рассылкой и последующим атрибутивным поиском, а также работы над проектами документов (с обеспечением их согласования) одновременно многими должностными лицами - пользователями системы "Дело".

Переход ОАО "Татнефть" на автоматизированное делопроизводство позволил взять под централизованный контроль весь документооборот между подразделениями и исполнительным аппаратом, а также делопроизводственный процесс в подразделениях, что позволило повысить общий уровень управляемости ОАО и эффективности управленческих решений.

Кроме автоматизации документооборота, в ОАО начато использование системы "Дело" для ведения некоторых технологических процессов, не связанных с делопроизводством, но реализованных посредством первичных учетных документов. Это позволит планировать и упорядочивать процессы, сделать их прозрачными как для участников, так и для контроля сверху.

Для опытной проработки управлением "ТатАСУнефть" был взят процесс обслуживания аппаратно-программных комплексов. Предложенный специалистами управления полный цикл операций (от регистрации заявки заказчиком до калькуляции экономистами стоимости работ согласно акту сдачи-приемки) с точным соблюдением установленного регламента перенесен в систему "Дело". Начата подготовка к реализации этого технологического процесса в исполнительном аппарате и территориальных подразделениях "Татнефти". Это позволит заказчикам - пользователям системы "Дело" непосредственно пересылать заявки в диспетчерскую службу "ТатАСУнефти", отслеживать ход их исполнения, согласовывать решения, принимаемые при проведении ремонтных работ, составлять акты приемки работ, получать счета на оплату выполненных работ и др.

Рабочей группой "ТатАСУнефть" рассматривались одноуровневая (рис. 1) и двухуровневая (рис. 2) схемы построения корпоративной САДД "Дело". В силу объективных причин выбор пал на двухуровневую схему. В ней в качестве первого уровня применяется САДД исполнительного аппарата ОАО, которая обеспечивает учет, хранение, контроль исполнения и рассылку документов как по территориальным подразделениям, так и между ними. Системы "Дело" подразделений, совокупно образуя второй уровень корпоративной системы, обеспечивают автономный документооборот подразделений. Кроме того, каждая из отдельно взятых систем предоставляет возможность образовать внутренние уровни документооборота, формируя совокупность картотек, учитывающих иерархию уровней (как правило, не менее четырех-пяти) в конкретном подразделении.

Построение САДД "Дело" в ОАО "Татнефть" ведется одновременно с реализацией масштабных проектов в области информационных технологий: внедрением систем SAP R3, "Экспертиза договоров", "Управление персоналом", "OIL-server" и других. Специалистами компании "ЭОС" и фирмы "ИнфоИнжинирнг" начата проработка вопроса интеграции "Дела" с этими системами, параллельно рассматривается обеспечение криптозащиты, использование электронной цифровой подписи (ЭЦП) и др.

Дальнейшее развитие САДД "Татнефти" должно осуществляться за счет как более осмысленного использования уже заложенных в системе функций, так и создания новых подсистем и опций. Есть будущее и у процесса интеграции "Дела" с успешными решениями отечественных и зарубежных производителей программных и аппаратных средств. Представляется важным создать в ОАО единую информационную среду управления всеми видами документов, предоставить пользователям необходимые процедуры их обработки и хранения, в полной мере использовать технологии, сочетающие в себе как бумажный и электронный документооборот, так и непосредственно электронный.

Для реализации наиболее важных перспективных задач развития системы предстоит решить ряд вопросов. Это, в частности, необходимость существенного расширения возможностей механизма контроля исполнения документов (и для документов в целом, и для их частей - отдельных решений, поручений, резолюций и др. - с учетом требуемой периодичности), распространения его на средний и нижний уровни иерархии управления предприятием, сокращения трудоемкости процесса получения отчетов по состоянию исполнительской дисциплины. Следует также обеспечить полноценную последовательно-параллельную маршрутизацию передачи документов внутри организации - с учетом сроков обработки документов, прав доступа к ним должностных лиц. Надо автоматизировать процессы подготовки, согласования (визирования) проектов документов, а также подписания (утверждения) документов.

Необходимо предусмотреть возможность автоматизации коллективной работы над проектами документов на стадиях создания проектов, обсуждения, согласования и утверждения - с учетом контроля сроков и автоматической регистрации утвержденных проектов в системе. Требуется обеспечить в САДД возможность создания, хранения, изменения, обработки, просмотра и печати документов с произвольным набором реквизитов (например, счетов, договоров, счетов-фактур, накладных и др.). Для описаний таких документов должны быть доступны операции импорта (экспорта) данных в другие системы (из других систем), включая публикацию в Интернете. Делопроизводители должны получить в свое распоряжение стандартные средства (такие, как Microsoft Excel") для подготовки требуемой формы представления данных документа.

Посредством реализации интерфейса прикладного программирования (API) пользователям должен быть предоставлен инструмент создания программ (например, программ формирования отчетов) по обработке данных, хранящихся в базе данных системы. Для повышения уровня информационного обеспечения деятельности руководства и работников предприятия следует организовать в системе архивное хранилище ретроспективной информации (содержащей исполненные документы) с обеспечением эффективного доступа к ней, поиска необходимых документов (с использованием технологии Интернет/Интранет).

Необходимо обеспечить работу системы в распределенном режиме, т.е. реализовать в ней алгоритмы автоматической транспортировки и выравнивания (реплицирования) данных всех отдельно инсталлированных в подразделениях и дочерних предприятиях ОАО "Татнефть" экземпляров системы "Дело". Это уже в ближайшее время позволит добиться высокой масштабируемости, существенного упрощения администрирования системы, резкого сокращения объема хранимых отдельными экземплярами системы документов.

САДД ОАО "Татнефть" должна быть снабжена самыми современными аппаратно-программными средствами защиты информации. Требуют решения проблемы повышения надежности хранения паролей, увеличения их длины и совершенствования способов получения. В процессах генерации, хранения и ввода паролей необходимо исключить "человеческий фактор". Следует также автоматизировать процессы идентификации пользователей в системе, передачи ключевой информации, необходимой для цифровой подписи и шифрования.

Решить эти задачи позволит разрабатываемая сейчас компанией "ЭОС" девятая версия системы "Дело".

К настоящему времени система охватывает все основные структурные подразделения и дочерние предприятия нефтяной компании. Это позволяет перейти на ведение делопроизводства в ОАО "Татнефть" в полном соответствии с ГОСТом и нормативами, обеспечить мгновенную рассылку документов по всем территориальным подразделениям ОАО. Появилась возможность реализовать централизованную защиту информации, содержащуюся в документах, контролировать делопроизводственный процесс - вплоть до работы исполнителей над документами. Время поиска необходимого документа сокращается до нескольких секунд, благодаря упорядочению технологии работы с документами повышается производительность труда сотрудников компании.

Обеспечивается сохранность документов благодаря тому, что все операции производятся с их электронными копиями. В целом, все это способствует постепенному переходу к безбумажным технологиям делопроизводства.

Работы по созданию системы автоматизированного делопроизводства и документооборота ОАО "Татнефть" продолжаются.

А. Шашков,
Р. Гайнутдинов




Возврат к списку

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

28мая

ЭОС на конференции TAdviser «СЭД и ECM Day 2020» расскажет о новейших технологиях для СЭД/ECM-решений

Узнать больше

16апреля

Технологии и опыт перехода к использованию электронных документов

Узнать больше

09апреля

Удаленная работа с СЭД «ДЕЛО». Возможности работы с «ДЕЛО-WEB»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^