Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Июнь 2006 г.

communiware item 209790

В связи с подведением итогов ежегодной международной конференции «Весенний документооборот — 2006» предлагаем вашему вниманию интервью с генеральным директором компании ЭОС Владимиром Баласаняном.

— Владимир Эдуардович, проблема электронного документооборота (ЭД) для Беларуси сейчас не менее актуальна, чем для России и других стран СНГ. Вот только движемся мы к ее решению и введению работающего закона об электронной цифровой подписи не так быстро, как хотелось бы. Было бы очень интересно узнать больше о вашей компании, поскольку вы, ее создатель, стояли у истоков автоматизации процессов управления документами.

— Первоначально компания ЭОС представляла собой небольшой коллектив программистов, занимающихся реализацией индивидуальных проектов автоматизации систем документационного управления предприятиями. Постепенно пришло понимание того, что подавляющее большинство отечественных организаций не готово финансировать «затратные» проекты на основе заказных разработок. Одновременно с этим опыт автоматизации предприятий различного профиля и масштабов убедил специалистов ЭОС в том, что создание индивидуальных решений для них возможно на основе тиражируемого программного продукта, настраиваемого и адаптируемого в рамках конкретных проектов. Именно такой тиражируемый продукт обеспечит приемлемые сроки и стоимость реализации.

Ключевую роль в реализации этой идеи сыграл проект автоматизации делопроизводства и документооборота центрального аппарата Банка России. Получив заказ, специалисты компании поставили перед собой цель спроектировать систему, позволяющую решать не только актуальные на тот момент проблемы, но и задачи, которые возникнут в будущем, включая вопросы организации ЭД между территориальными учреждениями Банка. Она послужила в дальнейшем прототипом решения, которое через несколько лет стало массовым на российском рынке. Так родилась система «ДЕЛО».

Образованная в 1994 году компания ЭОС фактически сыграла ключевую роль в создании отечественного рынка систем автоматизации делопроизводства и документооборота.

— А что в данный момент среди специалистов подразумевается под немного расплывчатым термином «электронный документооборот»?

— ЭД — это прежде всего совместная работа пользователей с электронными документами, регламентированная в рамках неких процессов. При этом важно заметить, что сегодняшняя цель вполне прагматична – это не переход к мифическому «безбумажному офису», а увеличение доли электронной составляющей в жизненном цикле документа и ЭД в общем документообороте, поскольку технологии работы с электронными документами принципиально более эффективны.

При создании своего программного продукта «ДЕЛО» мы руководствовались фундаментальным принципом: система прежде всего должна обеспечивать все функции поддержания бумажного документооборота, — до тех пор, пока часть жизненного цикла документа протекает в бумажной форме. Иначе предприятию придется поддерживать две технологии документооборота, причем со всеми вытекающими из этого последствиями.

И, конечно, помимо традиционных учетно-контрольных функций, свойственных системе бумажного документооборота, система ЭД должна поддерживать современный набор функций для работы с собственно электронными документами. Это преобразование бумажных документов в электронные, организация защиты и разграничения доступа к электронным документам, их маршрутизация, механизмы обсуждения и согласования документов, поддержание версионности, публикации документов, подписка на рассылку извещений об изменениях в документах, механизмы контекстного поиска, взаимодействие с системами электронной почты, использование современных web-технологий документальных порталов и т.д.

— Для специалиста службы ДОУ ваши доводы о плюсах перехода на ЭД более чем понятны. Но как можно довести до руководства идею о необходимости модернизировать управление документами и информацией в целом, вложить деньги во внедрение ЭД, обучение персонала?

— Главной целью внедрения системы электронного документооборота (СЭД) является повышение эффективности управления документами предприятия или организации, а следовательно, улучшения функционирования предприятия или организации в целом.

Очень важную роль в процессе создания СЭД играет реальная поддержка проекта внедрения высшим руководством организации (так называемый фактор первого лица). Во-первых, это выделение необходимых для проведения работ финансовых, материальных и кадровых ресурсов. Во-вторых, оформление полномочий, санкция на проведение работ по обследованию и внедрению СЭД. Необходимо наличие соответствующей распорядительной документации (приказы, распоряжения о проведении работ по внедрению СЭД).

Авторитет высшего руководства необходим для проведения любых преобразований. При отсутствии такой поддержки, например, в организации получения всей необходимой информации при проведении обследования, в лучшем случае, система будет внедрена лишь в отдельных структурных подразделениях. Вряд ли от этого можно ждать какого-либо заметного эффекта.

— В свое время эпоха покорения космоса началась с того, как Гагарин, отправляясь в свой знаменательный полет, сказал: «Поехали!». Компания ЭОС в свое время тоже сказала: «Поехали!» процессам автоматизации документационного обеспечения управления. В чем причина вашего успеха? Оказались «в нужное время в нужном месте», нашли хорошую команду?

— Во многом успех ЭОС на отечественном рынке связан с использованием лучших традиций российской школы делопроизводства. ЭОС видит свою роль в продвижении наиболее прогрессивных технологий ЭД именно сквозь призму отечественных традиций работы с документами. Многие ведущие мировые производители информационных технологий и систем управления документами, работающие в России, рассматривают сегодня ЭОС как стратегического партнера для продвижения самых современных технологий, предлагая интеграцию своих систем с системой «ДЕЛО».

Предлагая тиражируемые программные продукты, а также полный набор услуг по вводу их в действие, компания предложила прозрачную ценовую политику с точным определением объема, состава, качества и стоимости программного обеспечения и услуг.

Продвижение тиражируемых продуктов и реализация проектов по огромной территории России и стран СНГ потребовали создания сертифицированной партнерской сети, способной оказывать услуги по поставке, внедрению и сопровождению системы непосредственно в регионе заказчика. Продвижением продуктов и услуг ЭОС занимается партнерская сеть, охватывающая практически все крупнейшие регионы России, Украину, Республику Беларусь и Казахстан.

— Всем ли организациям необходим переход на СЭД? Конечно, венец «электронной революции» предполагает этот переход абсолютно для всех юридических лиц и госорганов, но сейчас одинаково ли это важно для малых и крупных компаний?

— В небольшой компании система делопроизводства и документооборота, в первую очередь, ориентирована на учет и контроль взаимодействия с клиентами и партнерами, т.е. она в значительной мере решает те проблемы, которые сейчас называют CRM (управление взаимоотношениями с клиентами).

Традиционно в России взаимоотношения с внешним миром отслеживаются в системе делопроизводства при регистрации входящей и исходящей корреспонденции. Чем больше численность управленческого персонала компании, тем объемнее в ее документальной деятельности внутренний документооборот. От сокращения времени прохождения договорных документов может существенно повыситься эффективность бизнеса. Что уж говорить о государственных учреждениях, обслуживающих население! Там минимальное время рассмотрения вопросов является принципиальным требованием, не говоря уже о контроле исполнительской дисциплины.

От сокращения времени прохождения договорных документов может существенно повыситься эффективность бизнеса.

Наш опыт, однако, показывает, что даже в рамках отдельной компании ситуация не является статичной. Сегодня в ней используется одно рабочее место для учета внешней корреспонденции, а завтра система распространяется на весь офис или систему распределенных офисов, и заказчик, естественно, хотел бы сохранить сделанные вложения — не менять программное обеспечение, технологию работы и введенные данные. Именно поэтому мы сделали систему масштабируемой: заказчик может начать с одного рабочего места, а потом, используя более широкие возможности системы, распространить ее же на другие подразделения или на все предприятие.


СПРАВКА

Владимир Баласанян

Выпускник факультета автоматики и вычислительной техники МЭИ. Закончил аспирантуру Института проблем управления АН СССР, защитил диссертацию в области программирования. Прошел профессиональную стажировку в крупнейших мировых компьютерных компаниях. Автор нескольких десятков статей и книг в области информационных технологий.

В течение 8 лет В. Баласанян работал в Управлении делами Госплана СССР, был инициатором и руководителем работ по использованию персональных компьютеров для автоматизации офисной деятельности. С 1984 по 1991 г., работая в Общем отделе ЦК КПСС, отвечал за создание и развитие системы ЭД Секретариата и Политбюро ЦК КПСС. В начале 90-х годов В. Баласанян создал технологию ЭД Администрации Президента и аппарата Правительства Российской Федерации.


— Как бы вы резюмировали работу, проведенную ЭОС на партнерской конференции? Какие прогнозы относительно развития вашей компании и ее партнерской сети вы могли бы сделать?

Итоги конференции «Весенний документооборот — 2006» можно обозначить так: развитие партнерской сети в регионах — стратегический приоритет компании «Электронные Офисные Системы». А, учитывая высокую положительную динамику развития партнерской сети ЭОС в прошлые годы, в 2006—2007 годах ожидается ее дальнейший рост, прежде всего, в новых регионах, увеличение количества региональных представителей, передача всех региональных внедрений партнерам, их более активное привлечение к осуществлению крупных общероссийских проектов.

— Спасибо Вам, Владимир Эдуардович, за подробные и интересные ответы! Желаем Вам успехов в дальнейшей «электронизации» и автоматизации управления документами!

Текст: Татьяна Оскерко

 

«Мы предоставляем службе доу уникальный инструментарий для выполнения любых функций, связанных с документами»

Интервью с директором Центра электронного документооборота при БГУ Валентиной Полещенко, представляющей на конференции «Весенний документооборот — 2006» белорусскую партнерскую сеть компании ЭОС.

— Валентина Яковлевна, в марте 2005 года мы уже беседовали с вами о проблемах электронного документооборота в Беларуси и, в частности, о деятельности возглавляемого вами Центра электронного документооборота. С момента закрытия научно-практической конференции «Документационное обеспечение управления: переход к информационным технологиям» прошло больше года. Какие теперь задачи вы ставите перед своими сотрудниками и перед собой? Изменились ли ваши цели после партнерской конференции компании ЭОС «Весенний документооборот — 2006» в Москве?

— Скажу сразу: да, цели и задачи несколько подкорректированы. Во-первых, по итогам конференции, которая прошла на высоком уровне и дала мне как представителю партнерской сети компании ЭОС очень много. Компания на рынке — 12 лет, у нее около 500 партнеров в регионах России и странах СНГ. Многие из участников конференции прекрасно ознакомлены с ситуацией на рынке СЭД и в процессе свободного общения предлагают ценные идеи, знания в области функционального наполнения программы (проще говоря — что все-таки может «ДЕЛО») и наработанный опыт по реализации продукта, ценовой политике поставки новых версий.

Все это для нашего Центра сейчас очень актуально, поскольку недавно мы сделали принципиально важный поворот в деятельности: раньше мы делали ставку на автоматизацию управленческого процесса в организациях-заказчиках, теперь ориентируемся на автоматизацию делопроизводства в любом его виде. Примером этому может служить наша работа по автоматизации документооборота института «Белпроект». Оказывается, в проектных институтах система «ДЕЛО» прекрасно справляется с непростой задачей прохождения документов (чертежей, схем, проектов и т.д.) через несколько уровней согласования.

— Ваш доклад на конференции «Весенний документооборот — 2006» касался положительного опыта внедрения автоматизированных систем в проектных институтах. А какие еще госструктуры, предприятия могут стать вашими потенциальными клиентами?

— В основном это министерства, ведомства, крупные предприятия, компании, холдинги. Программа «ДЕЛО» ориентировалась своими создателями — профессиональными документоведами с научными степенями, знающими делопроизводство «изнутри», — в первую очередь на госучреждения. «Коробочный» продукт, который представляет из себя «ДЕЛО-Предприятие», «заточен», как сейчас говорят, под нужды и знания профессионального работника службы ДОУ. Ему предоставляется уникальный инструментарий для выполнения любых функций, связанных с прохождением документа по всем этапам своего пребывания в организации.

— Ваше мнение о программных продуктах компании ЭОС? Почему ваш Центр стал работать именно с программой «ДЕЛО-предприятие»?

— Система делопроизводства, традиции строгой отчетности в сфере документооборота сложились в СССР к 50-м годам XX века и благодаря принципу преемственности, которым руководствовались создатели программы «ДЕЛО», ученые из Московского Историко-архивного института, были перенесены в XXI век. «Родители» программы «ДЕЛО» изначально сделали ставку на типовое программное решение для органов государственной власти, где и зарождались фундаментальные основы документооборота, формировались традиции, нормы, стандарты. Годами проверенный путь, выбранный создателями и разработчиками «ДЕЛА», помог продукту стать практически идеальным решением для госорганов и крупных субъектов хозяйствования.

Лучше всего об ЭОСе говорит количество и качество клиентов компании. Сегодня у них свыше 500 заказчиков. Более 40 тысяч пользователей применяют на рабочих местах программные продукты, разработанные ЭОС. Крупнейшие проекты компании, включающие многие тысячи рабочих мест, — это системы документооборота учреждений Банка России, предприятий «Татнефти». Среди организаций, выбравших систему «ДЕЛО» и использующих ее на многих десятках и даже сотнях рабочих мест, — Государственная Дума, Совет Федерации, Счетная Палата, Судебный департамент, «Газпром», «Лукойл», «Мосэнерго», банк «Петрокоммерц» и многие другие.

Хотя, конечно, мы помним и о собственных интересах. И если на белорусском рынке появится достойный и конкурентоспособный отечественный программный продукт, возможно, даже более доступный по цене, чем «ДЕЛО», мы обязательно будем его предлагать к внедрению.

— А что же будет с вашими клиентами, которые уже остановили свой выбор на «ДЕЛЕ»? Бросите их на произвол судьбы?

— Нет, не бросим. Мы ведь продаем не только продукт сам по себе. Не менее востребованы наши услуги по внедрению, обучению, техническому сопровождению продукта на дальнейших этапах, открытие по желанию заказчика дополнительных автоматизированных рабочих мест.

— Какое сейчас соотношение бумажных и электронных документов в белорусских учреждениях, на предприятиях? Каковы ваши прогнозы по переходу на ЭД отечественных госорганов и организаций к 2010 году, когда финиширует программа «Электронная Беларусь»?

— В данный момент я оцениваю баланс между электронными и традиционными документами как 3 к 97%. Такова белорусская реальность. Что касается России и субъектов Федерации, там разрыв чуть меньше, но не на порядок. Электронные документы вытеснили бумажные в таких сферах, как внутриведомственный документооборот, межбанковские платежи, расчеты по пластиковым карточкам. К 2010 г. ситуация вряд ли изменится коренным образом, но прогнозировать увеличение доли электронных документов с 3 до 30% можно, но только при условии того, что в республике начнет функционировать общереспубликанский центр удостоверения подлинности цифровой подписи, который будет выдавать государственные сертификаты. Без гарантий безопасности и удостоверения подлинности электронных документов о межведомственном ЭД даже речи быть не может. Об этом постоянно говорят в своих выступлениях и пишут в статьях специалисты БелНИЦЭД.

Что касается организаций, в которых внедрен ЭД, то на апрель 2006 г. могу дать такую информацию: на сегодняшний день в своей работе с электронными документами программу «ДЕЛО» применяют в Фонде социальной защиты населения, Министерстве образования, Министерстве информации и Государственном таможенном комитете. На стадии перехода к ЭД находится налоговая служба.

Беседовала Татьяна Новицкая


От редакции

Если вас заинтересовала тема внедрения систем электронного документооборота, в следующем номере читайте статью «Внедрение электронного документооборота: алгоритм действий руководителя».


Возврат к списку

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

30июня

ЭОС на конференции TAdviser «СЭД и ECM Day 2020» расскажет о новейших технологиях для СЭД/ECM-решений

Узнать больше

28мая

Онлайн конференция «Цифровое будущее в эпоху перемен»

Узнать больше

29апреля

СМЭВ и СЭД - вместо или вместе?

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^