Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

В. Козлов.

communiware item 21056

ДОКУМЕНТ В СОСТОЯНИИ ПОКОЯ

В.  Козлов, член-корреспондент РАН,
руководитель Федеральной архивной службы России

Кажется, никто никогда не оспаривал общепринятое положение о том, что любой документ, в любой форме и оболочке как материализованный продукт мыслительной деятельности человека может быть включен в одну из ячеек классификации: относящийся к сфере регулирования жизнедеятельности личности, общества, государства, или отражающий духовную жизнь общества. В первой ячейке находятся документы, выполняющие одну или несколько функций – властно-распорядительную, коммуникативную, информационно-справочную, организационную, описательную и т.д. Их подавляющую часть составляют т. н. документы официального происхождения, создаваемые в процессе деятельности различных юридических лиц. Вторую ячейку составляют документы личного происхождения, возникающие в процессе жизнедеятельности физических лиц и являющиеся материализованным продуктом их личного интеллекта. Сюда можно отнести рукописные книги светского или духовного содержания, эпистолярии, литературные произведения, дневники, мемуары и проч.

Обе названные группы широко представлены как в механистической, так и в постмеханистической оболочках своего бытования.

Между этими двумя группами, классами документов нет принципиальной разницы. Важно, что их объединяют общие закономерности создания и бытования. Как правило, создание документа проходит три этапа: возникновение замысла документа с целью реализации какой-либо возложенной на него функции, реализация этого замысла, сопровождаемая возникновением вариантов текста документа, и оформление одного из таких вариантов – на основе определенных юридически зафиксированных норм, когда речь идет об официальном документе (бланк, подпись, печать, регистрационный номер и др.), либо с помощью традиционно общепринятых физическими и юридическими лицами знаковых элементов (например, подписи, условного символа и др. – в частной переписке).

После создания документа начинается его бытование. Оно проходит две фазы. Фаза собственно оперативного бытования документа отражает его функционирование как регулятора фактов, событий, явлений, процессов действительности. В этой фазе документ прямо и непосредственно выполняет свое предназначение – те самые целевые функции, ради реализации которых документ был задуман и создан. Такое бытование может быть как одномоментным, например, личное письмо информационного характера, так и многомоментным, например, законодательный акт, организационно-распорядительный документ, литературное произведение. Уже в этой фазе документ может существовать как в опубликованном, так и в неопубликованном виде, а также сохранять приданное ему в момент создания свойство публичности или непубличности.

Для фазы собственно оперативного бытования документа присущи некоторые особенности, важные в информационном, документоведческом, архивоведческом, археографическом и источниковом смысле. Во-первых, эта фаза бытования документа, как правило, сопровождается его движением в запрограммированном и не запрограммированном направлении, в процессе которого возникают его различные, в том числе информационные, взаимосвязи с другими документами в качестве живых, многомерных регуляторов действительности. Во-вторых, такое движение, как правило, приводит к нарушению неприкосновенности документа за счет реакции на него со стороны адресата в виде резолюций, помет, маргиналий, иных общепринятых или неожиданных вмешательств. Иначе говоря, нарушение неприкосновенности документа в фазе собственно оперативного его бытования приводит к приобретению им дополнительной информации, чрезвычайно важной для его будущего бытования в качестве исторического источника.

Однако рано или поздно фаза собственно оперативного бытования документа неизбежно переходит в фазу, характеризующую его оперативное бытование в качестве архивного документа, т.е. документа, хранящегося в архиве. Архивная фаза оперативного бытования документа характерна, например, для правовых документов (законы, книги записи актов гражданского состояния, договора и т.д.). В этом случае архивирование документа, т.е. определение его стратиграфии среди других документов — в деле, комплексе, фонде, его идентификация, т.е. описание, создание условий для обеспечения сохранности и др. является ничем иным, как обеспечением оперативного бытования документа в иной информационной среде.

Важнейшей характеристикой архивной фазы оперативного бытования документа является его большая, в сравнении с доархивной, степень упорядоченности. В этой фазе документ обретает физические, логические и иные связи с другими документами, во-первых, и получает свойство эффективного адресного поиска, во-вторых, в случае возникновения необходимости продолжения реализации тех задач, ради которых документ создавался.

И в собственно оперативной фазе бытования документа, и в архивной фазе оперативного бытования документа наступает качественно иной момент, связанный с приобретением им состояния покоя. Состояние покоя документа можно определить как его невостребованность для решения тех оперативных задач, для которых он задумывался и создавался. (Для вариантов текста документа состояние покоя наступает после того, как один из таких вариантов начал реализовывать возложенную на него функцию в общепринятой, реально существующей системе взаимодействия физических и юридических лиц.)

Невостребованность документа в указанном выше смысле является важнейшей фазой его бытования - фазой покоя документа, определяя новые особенности его состояния.

Во-первых, в фазе покоя документа определяется его дальнейшее бытование. Невостребованность документа создает естественную угрозу его ликвидации, уничтожения. Экспертиза ценности документа является ничем иным, как механизмом, инструментом, призванным нейтрализовать, предотвратить эту угрозу. В ее основе лежит идея не освобождения от ненужного хлама, а, наоборот, выбор всего того, что рано или поздно - личности, обществу, государству, человечеству через столетия и тысячелетия - обязательно потребуется или неизбежно пригодится для решения тех задач, о которых современный человек может всего лишь догадываться. Этот трагический момент в бытовании документа, к сожалению. подчас решается субъективно - иногда волей одного человека. Его трагизм заключается в том, что любой документ представляет собой субъективно отраженное, но все же мгновение действительности. Оно даровано человеку, обществу, государству Природой или Богом, и потому должно быть бессмертно как жизнь во всех ее великих и малозаметных проявлениях. Но те же Природа или Бог ограничили человеческие возможности либо расширили их до такой степени, что сами они способны на самоуничтожение. Возможность сохранения всех документов сегодня немыслима.

Итак, экспертиза ценности документа есть не что иное, как трагическое, но оправданное вмешательство в его судьбу. Вновь как в фазе его собственно оперативного бытования его неприкосновенность подвергается угрозе теперь уже реального физического уничтожения. С большей частью документов так и происходит. Но благодаря экспертизе остается малая толика документов, обреченных на вечное сохранение. Человечество экспертизой ценности документа в каждое мгновение своего бытия все же обеспечивает божественное предназначение на бессмертие - через скромную запись в книге актов гражданского состояния, благодаря письмам, мемуарам, дневникам, разветвленной и сложной системе организационно-распорядительной документации и т.д.

Во-вторых, документ в фазе покоя, уже отнесенный к категории вечного хранения, вновь приобретает свойство неприкосновенности, исключая реставрационное вмешательство.

В-третьих, для документа в фазе покоя важна уже не только созданная возможность его адресного поиска, но публичная информация о самом его существовании - бытовании в архивно-информационной среде: Архивном фонде страны, конкретном архиве, архивном фонде, коллекции, деле.

Фаза покоя документа, характеризуемая вечностью его сохранения, неприкосновенностью, возможностями информирования о своем существованиии и адресностью поиска, и является ничем иным, как фазой существования документа в качестве исторического источника. Во-первых, он становится общедоступным и равнодоступным, а значит, проверяем в любой системе координат его интерпретаций - от проверки на аутентичность, подлинность и достоверность, до проверки на точность его цитированияи объяснения интерпретации. Во-вторых, в силу воздействия различных возмущающих сил он может быть опубликован в сопровождении своих вариантов, других документов, конвоя. Известны археографические аспекты трансформации документа при его публикации вообще и как исторического источника в частности. Главные из них заключаются в том, что документ в документальной публикации приобретает иные свойства коммуникативности в новой информационной среде - среде документальной публикации - и в общественноми сознании.

Иначе говоря, в археографическом смысле понятна ситуация с документом, находящимся в фазе покоя и превратившимся в исторический источник, в том числе благодаря его документальной публикации.

Какими свойствами обладает документ в фазе покоя в архивоведческом смысле?

С точки зрения архивоведения прежде всего важно представить, что фаза покоя документа означает философское понимание вечности его бытования, неприкосновенности, а также изменения его предназначения уже не как регулятора действительности, а как свидетельства о действительности - субъективное, недостоверное, сфальцифицированное, но реально сохраненное и подлежащее сохранению. Память о произошедшем, зафиксированная в документе, становится его главным функциональным предназначением.

Далее в архивоведческом смысле важно отметить, что на фазе покоя сам документ становится гарантом своей аутентичности. И хотя он может вновь восстановить одно из свойств оперативной фазы бытования - свойство движения, это движение совершается уже в архивно-информационной среде: от хранилища - в читальный зал, в реставрационную лабораторию, в лабораторию микрофильмирования. При этом существующая система правил и норм такого движения обеспечивает предотвращение и недопущение какого-либо вмешательства в его неприкосновенность, а создание его копии - гарантию почти абсолютного покоя.  


Возврат к списку

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

21января

Обработка клиентских досье с помощью комплексного решения ЭОС и Fujitsu

Узнать больше

24декабря

Наглядное представление данных и сквозная аналитика в СЭД

Узнать больше

12декабря

ЭОС на конференции «Управление документацией в цифровой среде»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^