Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
или

Узнайте стоимость

Страницы: 1
Срок хранения документов при организации юридически значимого электронного документооборота, Организация юридически значимого электронного документооборота
 
Цитаты из описания реализованных проектов внедрения:

1. «…Трудности возникают при работе с документами постоянного и длительного хранения. К сожалению, мы пока не можем их полноценно включить в электронный документооборот. Поэтому данные документы приходится обрабатывать как в электронном виде, так и на бумажных носителях, что вызывает справедливые нарекания со стороны пользователей системы. Но таких документов сравнительно немного – не более 10 % от общего объема документооборота.»

Источник:  http://www.eos.ru/eos_news/detail.php?ID=103846&sphrase_id=68562

2. «… Внедрение внутриведомственной электронно-цифровой подписи, что в перспективе позволит полностью отказаться от документов 3-5 летнего срока хранения, заменив бумажные носители на электронные»

Источник: http://www.eos.ru/eos_news/detail.php?ID=76608&sphrase_id=68563

--

1. В каких нормативных документах указаны ограничивающие требования по срокам хранения электронных документов? В 63-ФЗ (ред. от 28.06.2014)
«Об электронной подписи» такой информации не найдено.

2. Что мешает перейти на безбумажный документооборот?
 
Постановление Правительства РФ от 7 сентября 2011 г. N 751
"О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти". Пункт 47: «Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.»
Второй вопрос не совсем понятен. Пожалуйста, уточните, что Вас интересует.
 
Спасибо за оперативный ответ.

В первой ссылке из описания темы указано Правительство Ростовской области — региональный орган исполнительной власти, стремящиеся (или уже перешедший) на полностью безбумажный документооборот.

Указанный Вами документ распространяется же только на федеральные органы исполнительной власти?
Изменено: Михаил Спиридонов - 01.09.2014 17:51:36
 
Я не совсем понимаю суть Ваших вопросов.
Да, это постановление для ФОИВ. В регионах – региональные законодательства.
Пожалуйста, опишите свою проблему конкретно.
 
У ЭОС множество внедрений в региональных органах исполнительной власти и есть отраслевые компетенции в области создания безбумажного документооборота.

В писании проектов на eos.ru представители региональных органах исполнительной власти пишут о проблемах с переходом на безбумажный документооборот для документов постоянного и длительного хранения.

Вопрос: В каких нормативных документах указаны ограничивающие требования по срокам хранения электронных документов (электронных документов не имеющих дублирования на бумаге) для региональных органов исполнительной власти?
Изменено: Михаил Спиридонов - 02.09.2014 09:40:14
 
Ответ: В постановлениях руководящего органа региона и регламентах организаций.
 
Михаил, добрый день,

Действительно, региональные органы государственной власти (да и не только они), переходя на использование электронных документов, сталкиваются с проблемой, что им делать с документами длительного и постоянного срока хранения. И от этих проблем не получится уйти путем назначения каких-то отдельных сроков хранения для электронных документов. Сроки хранения документов определяются в первую очередь их содержанием и не зависят от их вида, формата с способа хранения.

Хранение документов короткого временного срока хранения (до 5-7 лет) уже сейчас многие организации успешно обеспечивают, т.к. эти документы, как правило, хранятся в организации и для них не требуется проводить сложных (как в техническом, так и в правовом отношении) процедур для обеспечения их долговременной сохранности (например, конверсии или миграции). Но и в этом случае следует позаботиться о том, как доказывать подлинность ЭЦП/усиленных электронных подписей по истечении срока действия соответствующих сертификатов (обычно пользуются услугами соответствующего УЦ).

С остальными документами всё гораздо сложнее. В настоящее время не существует законодательно-нормативной и методической базы, регламентирующий порядок длительного хранения электронных документов в организациях, их передачи на архивное хранение в государственные архивы и уничтожения. В прошлом году, правда, появились подготовленные ВНИИДАД проекты методических рекомендаций по хранению электронных документов в государственных архивах и в архивах организаций, но их всерьёз воспринимать, к сожалению, невозможно.

В частности, не регламентирован порядок хранения и установления подлинности документов, подписанных «историческими» ЭЦП/УЭП. Надо сказать, что эта проблема нигде в мире до конца не решена и нам, - учитывая масштабы применения электронных подписей в России, -придется стать в этом отношении первопроходцами.  Именно поэтому документы длительного и постоянного срока хранения рекомендуется создавать или дублировать на бумаге, несмотря на то, что многие федеральные и региональные ведомства готовы работать с ними в безбумажном варианте.

Кроме того, у нас в стране до сих пор нет ни одного государственного электронного архива, а все существующие архивные учреждения не готовы принимать электронные документы, поскольку не решены ни правовые, ни организационные, ни технологические, ни кадровые проблемы.

Сейчас на федеральном уровне в ряд «дорожных карт» включены вопросы разработки законодательно-нормативной базы по вопросам организации хранения электронных документов. Значительная часть этих проектов должна быть выдана «на гора» к концу 2014 года.  В планах Росархива уже давно значится создание единого центра хранения электронных документов федеральных органов исполнительно власти. К сожалению, этот процесс идет медленнее, чем хотелось, но идет, поэтому через несколько лет у органов государственной власти одной проблемой станет меньше 

Наверное, полноценной нормативной базы у нас не будет, как минимум, ещё 3-5 лет, так что делать сейчас? С моей точки зрения, нужно всё время оценивать риски, связанные с длительным хранением документов в электронном виде. Если риски высокие, то соответствующие документы пока что лучше вести или лучше дублировать на бумаге. Если риски меньше, чем ожидаемая отдача для деловой деятельности, то организации нужно сделать то, что в её силах – разработать нормативные документы, создать необходимую техническую базу, обучить персонал, а затем работать с электронными документами согласно установленным правилам и документировать это, постоянно выявляя и исправляя недостатки – в общем, создать что-то аналогичное системе менеджмента качества, только в отношении электронных документов. Особое внимание следует обратить на сбор и хранение (самой организацией или обслуживающим её УЦ) дополнительных документов, позволяющих подтвердить подлинность ЭЦП/УКЭП (квитанции об успешной доставке и проверке, сертификаты ключей подписания, списки отозванных сертификатов, отметки времени и т.д.).

Хочу обратить внимание на то, что уже появились на русском языке методические документы и стандарты, которые могут помочь организации в налаживании управления электронными документами и их длительного и постоянного хранения.

• ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности» (ISO/TR 15801-2009 Document management - Information stored electronically - Recommendations for trustworthiness and reliability), http://www.slideshare.net/sspchram/54471-2011-iso-tr-158012009

• ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492-2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» (ISO/TR 18492:2005 Long-term preservation of electronic document-based information), http://www.slideshare.net/sspchram/54989-2012  

• ГОСТ Р 55681-2013/ISO/TR 26122:2008 «Информация и документация - Анализ рабочих процессов с точки зрения управления документами» (Information and documentation - Work process analysis for records). http://www.slideshare.net/sspchram/55681-2013-iso-tr-261222008  

• Проект национального стандарта «Информация и документация - Процессы конверсии и миграции электронных документов». Прямое применение ISO 13008:2012 Information and documentation - Digital records conversion and migration process (первая версия) http://www.pk6.eos.ru/upload/pk6/files/Proekt_%20GOST_%20%D0%A0_%20ISO%2013008_­2012%20(1%20red).pdf
 
Наташа Храмцовская,

Спасибо огромное. Отличный ответ. У меня больше вопросов нет.
Страницы: 1
Читают тему (гостей: 1)

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

20апреля

Интеграция EOS for SharePoint и конструктора документов в финансовой компании

Узнать больше

16марта

EOS for SharePoint и корпоративный портал в инжиниринговой компании

Узнать больше

02марта

Практические кейсы по EOS for SharePoint от «Медиалюкс», партнера ЭОС и исполнителя проектов: онлайн-семинары для Казани и Перми.

Узнать больше
Все мероприятия

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ