Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
Страницы: 1
Закрытие поручения для отдельного исполнителя из списка
 
Подскажите, пожалуйста, будет ли в Деле возможность реализовать следующее. Существует поручение и в нем указано несколько исполнителей. У контролера есть необходимость закрывать не все поручение целиком, а для каждого исполнителя в отдельности с проставлением даты исполнения и состояния исполнения. Также очень необходима привязка исходящего документа к Исполнителю в поручени(как было уже упомянуто в предыдущей теме).
И еще один вопрос. В отчете об исполнение есть поле Примечание, однако этого поля нет в модуле Поиска.
 
Добрый день, Алексей!
Таких возможностей сейчас нет. Но для того, чтобы мы смогли обсудить необходимость этого, нам нужны Ваши объяснения:
1. Совсем не представляю, в каких случаях в одном поручении могут быть разные сроки исполнения для разных исполнителей. Результат исполнения поручения может быть только один (а вот количество исполнителей зависит от того, коллективное это исполнение или «сольное»). Если в одном и том же поручении начнутся разные сроки и результаты – контролер первым будет протестовать, у него вся отчетность нарушится.
2. Возможно, Вы имели в виду не привязку нового Исходящего к исполнителю поручения, а привязку к одной из нескольких резолюций одной РК?
3. У нас очень многих параметров в Поиске нет. Новые параметры в Поиске появляются по необходимости. Пожалуйста, опишите стандартную ситуацию, когда пользователям необходимо в Поиске искать по полю «Примечание к отчету исполнителя»? Что пишется в примечании, чего нельзя написать в самом отчете?
 
Добрый день!
1. Срок исполнения в поручении один для всех исполнителей.Однако исполнить это поручение они могут в разное время. К примеру, поручение "Предоставить информацию к определенной дате", исполнителей трое. Двое предоставили информацию, один нет. Закрыть всю резолюцию, проставив Фактическую дату контролер не может, так как не все исполнители предоставили информацию. Но контролеру важно в формируемом  отчете или по поиску видеть, кто предоставил информацию, а кто нет. При этом контролеру важно именно самому проставить признак исполнения, так как он проверяет корректность предоставленной информации и не доверяет отчетам, которые вводят исполнители за себя.
2. Нет, необходима привязка именно к исполнителю поручения. Берем вышеизложенный пример. Каждый исполнитель пишет письмо. И контролеру удобно видеть напротив исполнителя ссылку на его исходящие письмо. Особенно это удобно, когда к одному документу формируется, например, ежемесячное поручение на исполнителей.  В полях Связки тяжело искать информацию, какое исходящие письмо относится к нужному поручению и к нужному исполнителю, когда там больше сотни связок, так как поручения формируются в течении года  и даже двух.
3.  Так как на данный момент нет возможности закрывать поручение для отдельного исполнителя из множества, думали использовать поле Примечание, так как на данный момент у всех пользователей оно не отображается и не используется. Соответственно, контролеру нужен поиск по нему.
 
Алексей, может быть я ошибаюсь, но в Вашем примере нужно делать 3 поручения. Назначение нескольких исполнителей по поручению применяется в том случае, когда речь идет о "коллективном" исполнении. При этом один из исполнителей является ответственным.
В описанном же примере, как я понимаю, каждый из исполнителей независимо друг от друга готовит какую-то "свою" информацию. И даже если эта информация будет потом консолидироваться по какому-то единому вопросу, всё равно, поручения надо делать отдельные, для каждого исполнителя.
Конечно, пользователю удобнее написать одно поручение с несколькими исполнителями, но логически это будет неверно.
В системе ДЕЛО сейчас реализована такая функция, как шаблон поручения, она дает возможность сократить количество операций в таких ситуациях как Ваша.

В тех ситуациях, когда исполнение поручения, действительно, является коллективным, контролер может отслеживать "нерадивых" исполнителей в папке №3 с помощью фильтра. Например,
Показывать = все исполнители,
Отчет исполнителя отредактирован = пусто
Изменено: Марина Почтарь - 24.11.2014 16:35:25
 
Полностью согласны с Алексеем Вороновым!
Подтверждать отчет каждого исполнителя считаем крайне необходимым! В Правительства Рязанской области это реализовано проставлением состояния отчета "Подтверждено сектором контроля", но, к сожалению есть риск, что это состояние исполнения может проставить сам исполнитель, а проверять это по протоколированию слишком трудоемко для количества поручений более 3000 в месяц.  Необходиом сделать возможность проставления такого рода отметки для ограниченного круга пользователей.
Полностью согласны, что связки, проставленные на весь документ бывают бесполезны, так как их может быть более 100. Необходимо иметь возможность переходить по связке непосредственно из отчета каждого исполнителя!
Выводы основаны на многолетней практике работы по контролю исполнения поручений.  Присоединяются все пользователи Правительства Рязанской области.
С уважением к Вам.
 
Считаю необходимым предусмотреть данную функцию в следующей версии. Ищу единомышленников.
 
Если Вы являетесь нашим партнером (по предоставленным Вами данными это понять не представляется возможным), Вы можете оформить соответствующую заявку в «Есть идея!»
 
Добрый день!
Хотелось бы присоединиться к вопросу о расширении возможности установки связок с документами. Конечно, выполнить учет подготовленного проекта документа и потом зарегистрированной РК конкретного исполнителя это, наверное, высший пилотаж. Но допускаю , что информация эта может быть полезна. Например: можно бы без проблем получить отчет о том, сколько писем подготовил тот или иной сотрудник как инициативных, так и запросов либо ответов во исполнение поручений.

Но вот связка с конкретным поручением - это, наверное, потребность, которая была бы востребована сплошь и рядом.
Например, вот как средствами "малой автоматизации" вышли из положения у одного из наших клиентов.
Есть распоряжения и приказы вышестоящей организации, которые они регистрируют в виде многопунктных документов. Далее руководитель делает подчиненные этим пунктам резолюции, которые в свою очередь тоже могут иметь подчиненные резолюции. Затем в с течением времени и по факту событий делопроизводители регистрируют связанные запросы дополнения ответы и т.д.
Контролер, в свою очередь, с некоторой периодичностью просматривает эти документы на предмет появления у них новых связок. Определяет новые зарегистрированные документы и пишет в поле "Связанный документ" в скобках номер пункта с которым связан этот документ.
Далее программист анализирует эту группу документов и наличие в тексте связки () и пунктов внутри них и выдает информацию о выполненных и не выполненных пунктах поручений.
Конечно возможны ошибки оформления: букву "п" или точку забудут поставить, но потом корректируют.
Все это как-то неправильно, на мой взгляд.
Поэтому присоединяюсь к авторам предыдущих постов и поддерживаю модернизацию и расширение  вариантов связок между документами.
Пример.png (62.12 КБ)
Страницы: 1
Читают тему (гостей: 1)

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

07ноября

ЭОС на конференции «Документация в информационном обществе»

Узнать больше

25октября

Конференция «Осенний документооборот – 2019». ЭОС 25 лет. От журнала регистрации к цифровой экономике

Узнать больше

08октября

Электронные оригиналы документов: особенности архивного хранения

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^