Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Форумы

Страницы: 1
Есть ли практический смысл создания электронного архива кадровых документов параллельно с бумажным архивом?
 
Здравствуйте. Ситуация следующая. Я работаю специалистом архива крупной организации, в которой, помимо централизованного бухгалтерского документооборота, в настоящее время вводится централизованный кадровый документооборот (то есть кадровое делопроизводство по нескольким десяткам филиалов будет вестись дистанционно в головном офисе), соответственно, через некоторое время мне в архив начнут сдавать значительный объем кадровой документации. При этом у нас действует внеофисное хранение документов (документы упаковываются в короба и увозятся в хранилище аутсорсинговой компании, при необходимости получить нужные дела/документы - нужные короба привозятся в офис).
     Поскольку перемещение дел туда-сюда влетает в копеечку, и я стараюсь минимизировать эти расходы, возникла идея создания электронного архива кадровых документов (то есть, сканировать, и сохранять в электронном виде). Об электронных архивах много пишут и говорят, но в основном те, кто предлагает такие услуги.
     Хотелось бы услышать совет специалистов-кадровиков:
     1) Является ли создание электронного архива кадровых документов перспективным делом, нужны ли кадровикам электронные копии кадровых документов, каковы возможности их использования в сравнении с бумажными оригиналами? То есть, насколько часто может возникать ситуация, когда достаточно использовать электронную копию, не используя бумажный оригинал?
     2) Поскольку, скорее всего, лимит времени не позволит отсканировать вообще все документы, нужно определиться с приоритетами. Электронные копии каких кадровых документов имеет смысл поместить в электронный архив в первую очередь? (личные карточки Т-2, личные дела, приказы по личному составу)?
 
Добрый день !
Вам надо обратиться в кадровое управление Вашей организации и узнать, какие кадровые документы чаще всего запрашивают из архива для получения различного рода выписок и справок. А так же документы, по которым наиболее часто требуются электронные копии.
Учитывая, что сканирование архивных документов – это трудоемкий процесс, то имеет смысл составлять электронный архив именно по тем документам, которые наиболее часто требуются Вашим кадровикам.
Кроме того, если на фирме установлена автоматизированная кадровая система, в которой есть возможность хранения электронных образов документов, то часть необходимой информации кадровики смогут получать из своей системы. Это тоже имеет смысл выяснить, чтобы не делать лишнюю работу.
 
Здравствуйте!
Я, работая в крупной компании, в которой насчитывается около 700 человек.
Генеральный директор хочет ввести внутри предприятия электронное делопроизводство. Работая в отделе кадров я не совсем представляю, какие документы я могу делать в электронном виде, как с этими документами мне ознакамливать работников и правильно ли это будет с юридической точки зрения?
 
Уважаемая Елена,

С моей точки зрения, в данный момент переход на безбумажное кадровое делопроизводство пока ещё невозможен, поэтому сейчас основная задача заключается в том, чтобы найти такое сочетание элементов традиционного кадрового делопроизводства и возможностей информационной кадровой системы, чтобы максимального использовать достоинства каждого из этих способов работы, и избегать присущих им недостатков.
Поскольку кадровое делопроизводство регулируется самостоятельным законодательством – Трудовым Кодексом РФ, именно из его положений и нужно исходить, принимая решение о переводе тех или иных кадровых документов в электронный вид. Ключевым при этом, с моей точки зрения, является вопрос о том, с какими документами Вы придете в суд в случае возникновения трудового спора, какие документы сможете показать трудовой инспекции.

В настоящее время организации, внедряют электронные системы в кадровом делопроизводстве не столько для того, чтобы избавиться от бумажных документов, сколько для повышения эффективности кадровой работы, ускорения взаимодействия с сотрудниками, повышения качества кадровых документов, избавления от повторного ввода одной и той же информации при их подготовке и т.д.

Многие организации используют электронные системы для оперативного оповещения сотрудников, однако впоследствии, без суеты, собирают с них живые подписи на бумажных документах, - особенно в тех случаях, когда соответствующие документы подлежат длительному хранению. В тех же случаях, когда риски конфликтов невелики, и не стоит задача длительного хранения документов, вполне возможно наладить ознакомление в электронном виде с использованием электронных подписей.

Я бы также отметила, что сейчас четко прослеживается тенденция к переходу на электронный документооборот во всех  сферах деятельности. Скорее всего, в ближайшие годы существенно расширятся возможности использования электронных документов и  в кадровом делопроизводстве.
О плюсах и минусах использования электронных документов в кадровом делопроизводстве хорошо рассказано в статье Наталии Пластининой «Электронный кадровый документооборот в организации: благо или скрытая опасность?», опубликованной в журнале  Кадровая служба и управление персоналом предприятия, 2011. – №4., http://alianskadrovic.ru/znakomimsya-s-kadrovim-ucotom/elektronnaya-sistema-dokumentooborota

С уважением,

Наташа Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документами компании "ЭОС"
Страницы: 1
Читают тему (гостей: 1)
Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

03февраля

ЭОС на конференции PGConf.Russia 2020

Узнать больше

21января

Обработка клиентских досье с помощью комплексного решения ЭОС и Fujitsu

Узнать больше

24декабря

Наглядное представление данных и сквозная аналитика в СЭД

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^