Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
Вернуться к списку

Решения партнера ЭОС, компании «АБАК» в области электронного документооборота: автоматизация документооборота на базе системы «ДЕЛО» в ОАО «ТАТТЕЛЕКОМ»

Решение проблем управления деятельностью крупных организаций, имеющих распределенную структуру становится актуальной задачей в условиях жесткой рыночной повседневности. Эффективное решение данной проблемы позволяет организации получить весомые конкурентные преимущества, способствуют увеличению капитализации и улучшению имиджа организации. Наиболее популярными и проверенными подходами к решению проблем управления сегодня признаются сочетание оптимизации и автоматизации бизнес-процессов на базе современных информационных технологий.

Документационное обеспечение управленческой деятельности является одной из важных составляющих процесса управления бизнес-процессами организации. Автоматизация внутренних процессов документооборота и контроля исполнения директив и бизнес-процессов стала одной из приоритетных задач крупных организаций.


Типичные проблемы управления:

Крупные организации, имеющие территориально распределенную структуру испытывают типичные проблемы в области документного обеспечения управленческой деятельности, связанные с контролем исполнения директив и бизнес-процессов в аппарате управления и в территориальных подразделениях:

  • затруднен централизованный учет поступающих документов и документов, циркулирующих в подразделениях аппарата и в территориальных подразделениях - в соответствии с едиными нормативными требованиями и правилами данной организации;
  • отсутствует механизм оперативной и гарантированной доставки документов до исполнителей в подразделениях аппарата и в территориальных подразделениях, получения и обобщения их отчетов об исполнении;
  • нет возможности централизованно осуществлять пошаговый контроль за ходом исполнения директив руководства организации, переданных исполнителям в подразделениях аппарата и в территориальных подразделениях;
  • затруднена оперативная работа с проектами документов (предварительное визирование приказов, договоров, отчетов, актов, календарных планов и пр.);
  • отсутствует возможность для должностных лиц и специалистов пользоваться накопленной базой документов и информации организации в информационно-справочных целях;
  • нет механизма пошагового контроля за ходом исполнения календарных планов по договорам, проектам, мероприятиям.

ОАО «Таттелеком» объект оптимизации документационного обеспечения управления

ОАО «Таттелеком», крупнейший региональный оператор электросвязи, имеет весьма распределенную производственно-коммерческую структуру: 8 зональных и 43 районных узла электросвязи (ЗУЭС и РУЭС), несколько крупных производственных подразделений и мощный аппарат управления обеспечивают бесперебойную работу по предоставлению услуг связи на территории Республики Татарстан.

Менеджмент ОАО, осознав направления оптимизации документационного обеспечения своей деятельности, в 2004-05г.г. начал целенаправленную работу по автоматизации внутренних делопроизводственных и документооборотных процессов. 

Цель оптимизации и автоматизации документооборота:

В качестве основных целей оптимизации документооборота руководством ОАО «Таттелеком» было определено реализация механизмов:

  • централизованного учета всей организационно-распорядительной и контрольно-учетной документации ОАО;
  • гарантированной рассылки и централизованного контроля за перемещением документов по подразделениям ОАО;
  • централизованного контроля за ходом исполнения директив, резолюций и поручений руководства ОАО, контроля за сроками выполнения регламентных операций с документами, исполнения календарных планов по действующим договорам, мероприятиям - сотрудниками подразделений аппарата и территориальных подразделений;
  • электронного согласования проектов договоров, писем, приказов;
  • централизованного хранения электронных копий всех документов организации на едином сервере, с сохранением бумажных оригиналов документов в местах формирования и регистрации.

Решение:

После изучения рынка систем электронного документооборота, к решению поставленных целей был привлечен крупный региональный системный интегратор – компания АБАК, г.Казань, имеющий статус бизнес-партнера компании «Электронные Офисные Системы», г.Москва, разработчика ПО систем электронного документооборота. В качестве соисполнителя работ компания АБАК привлекла фирму «ИнфоИнжиниринг», г.Казань, являющуюся региональным представителем компании «ЭОС» в РТ. 

Предпроектное обследование состояния делопроизводственных и документооборотных процессов в ОАО «Таттелеком» позволило выработать комплекс решений, направленных на реализацию поставленных целей при относительно небольшом, по оценке заказчика, бюджете проекта. 

Исполнитель, после выработки рекомендаций по оптимизации и нормализации делопроизводственных процессов, предложил внедрить в ОАО «Таттелеком» систему электронного документооборота на базе ПО «Дело» (СЭД «Дело»), которая должна охватить рабочие места делопроизводителей в канцелярии и подразделениях аппарата управления, в секретариатах руководства ОАО, ЗУЭС, РУЭС и производственных подразделений – всего более 300 рабочих мест. 

Наряду с оптимизацией делопроизводственных процессов, внедрение СЭД «Дело» обеспечивает ведение единого процесса электронного документооборота внутри ОАО, что позволяет решить основные задачи документного обеспечения управления – автоматизированные рассылка, контроль исполнения и совместная работа над проектами документов, календарными планами и другими бизнес-процессами, делает процессы прозрачными для контроля «сверху».

Система формируется как серверное приложение, использующее промышленную СУБД MS SQL Server2000, все процессы с документами (регистрация, пересылка, контроль исполнения и отчетность, хранение и пр.) происходят на центральном сервере, а все пользователи получают доступ к своим документам по корпоративной сети с использованием технологий «клиент-сервер» и технологий web-доступа к базе данных. При необходимости удаленного доступа к своим документам ряд пользователей могут использовать защищенный доступ к системе «Дело» из Интернет. 

Первые результаты проведения оптимизации и автоматизации документооборота в ОАО «Таттелеком»

 Комплекс работ, проведенный в июле-декабре 2005 года, позволил охватить системой «Дело» 164 рабочих места в аппарате управления ОАО «Таттелеком», производственных подразделениях и в 8-ми ЗУЭС. В течение 2006 года работы по внедрению СЭД в ОАО продолжаются, идет процесс интеграции СЭД ОАО «Таттелеком» и СЭД Казанской ГТС, ставшей производственным подразделением ОАО «Таттелеком». Начаты работы по установке СЭД на рабочих местах делопроизводителей в РУЭС.

Результаты обнадеживают:

  • найдены и реализуются подходы к использованию в ОАО единых методов автоматизированного делопроизводства (в т.ч. по распорядительным, правовым, служебным, технологическим, хозяйственным и другим документам), охватывающего все подразделения аппарата и удаленные подразделения в других городах, в полном соответствии с действующими нормативами ОАО «Таттелеком», ГОСТ Р 6.30-2003 и стандартов качества ISO.
  • достигнуто ускорение рассылки по исполнителям в подразделениях аппарата и в территориальных подразделениях директив, писем, заявок по всем вопросам деятельности, с добавлением или связыванием дополнительных документов, с контролем прохождения документов; 
  • отмечено повышение исполнительской дисциплины в целом по ОАО путем организации сквозного централизованного контроля исполнения контрольных документов и резолюций руководства ОАО по приказам, распоряжениям, протоколам и другим директивным документам;
  • осуществлен переход на безбумажные технологии ведения внутреннего служебного делопроизводства ОАО, при сохранении единственного оригинала документа в надежном хранилище;
  • обеспечена информационно-справочная поддержка пользователей, работает быстрый поиск любого зарегистрированного документа и всех связанных с ним документов по множеству атрибутов, отбор по различным фильтрам и пр.;
  • обеспечено введение более жестких норм конфиденциальности и исполнительской дисциплины при работе персонала с документами.

В целом, отмечено заметное повышение эффективности работы аппарата управления ОАО за счет жесткой регламентации порядка и сроков выполнения действий с документами, а также за счет централизованного контроля за выполнением регламентированного порядка.

 Указанные результаты во многом стали возможными благодаря выбору конфигурации СЭД, базирующейся на «коробочном» программном обеспечении «Дело» и является относительно недорогим и простым (по сравнению с решениями на базе тяжелых продуктов Lotus/Domino, Documentum, и пр.), надежность функционирования ПО «Дело» была проверена во многих организациях (не требуется длительная разработка программных модулей и постоянное администрирование аппаратно-программного комплекса), администрирование осуществляется собственными силами (что исключает зависимость от уникальных дорогостоящих специалистов).

Гайнутдинов Р.М., Сусаров Н.Ю.,
компания «АБАК»

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

14ноября

Автоматизация бизнес процессов - опыт разработки, секреты моделирования

Узнать больше

07ноября

ЭОС на конференции «Документация в информационном обществе»

Узнать больше

25октября

Конференция «Осенний документооборот – 2019». ЭОС 25 лет. От журнала регистрации к цифровой экономике

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^