Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
Вернуться к списку

Новая конфигурация «eDocLib: Актив Бизнес»

Источник: http://www.mskit.ru/projects/p89053/

Развитие партнерской сети характеризуется не только количеством проводимых мероприятий для ее участников, но и наличием собственных решений партнеров, созданных на основе флагманских продуктов производителя. Так, компания «Корпоративные Системы - Консалтинг» http://www.cs-consult.ru, специализирующаяся на построении корпоративных систем электронного документооборота, автоматизация бизнес-процессов, кадрового учета и делопроизводства, недавно представила решение «eDocLib: Актив Бизнес». Оно представляет собой расширенную новыми функциями конфигурацию системы управления корпоративным контентом eDocLib версии 2.5, недавно выпущенной на рынок компанией «Электронные Офисные Системы».

На пути к «eDocLib: Актив Бизнес»

«На наш взгляд, потребность таких решений в секторе малого и среднего бизнеса достаточно высока. Любое современное предприятие, с численностью офисно-менеджерского состава от 10-15 человек, в той или иной степени нуждается и в средствах управления взаимодействием команды, и в элементарных функциях CRM, причем и потребности в базовых функциях классического делопроизводства тоже присутствуют, - рассказывает о предпосылках создания «eDocLib: Актив Бизнес» Андрей Балабанов, генеральный директор компании «Корпоративные Системы - Консалтинг» (www.cs-consult.ru). - А что есть на рынке? Мы сами проходили это путь, поэтому знакомы с ситуацией не понаслышке. Есть много систем для автоматизации документооборота, но управление задачами (безотносительно документов) в них, как правило, приемлемо реализовать не получается. Есть хорошие CRM-системы, но они либо очень громоздки для малого и среднего бизнеса, либо живут «сами по себе» и с трудом интегрируются с теми же СЭД. Причем, обойтись без такой интеграции трудно, так как те же договоры согласуются и учитываются, по ним ведется переписка и так далее. Есть программное обеспечение, позволяющее автоматизировать управление задачами, но опять-таки возникает вопрос, как эти задачи увязать с теми же договорами. Опять интегрировать? Нет у SMB таких ресурсов, ни денежных, ни кадровых – просто нет ИТ-специалистов, которые бы все это «сшивали». Получатся, что либо очень дорого, либо очень сложно с большим количеством «швов», - резюмирует г-н Балабанов. - Поэтому, с нашей точки зрения, и нужно было создать простую и надежную систему «Plug and Play» за разумные деньги. Тогда мы проанализировали свои потребности, как типичного малого предприятия, пообщались с предприятиями-коллегами, вспомнили потребности наших клиентов по СЭД и – получился «Актив Бизнес».

Работы над «eDocLib: Актив Бизнес» начались довольно давно, прототип делался еще на платформе eDocLib 2.4. Как рассказал Андрей Балабанов, работы шли в основном в перерывах между реализацией коммерческих проектов, а тестирование решения проводилось на собственной компании – решение использовалось в компании около года. Кроме того, работа «eDocLib: Актив Бизнес» демонстрировалась партнерам, а затем уже, по итогам тестирования и демонстрации, было создано «коробочное» решение – уже на базе eDocLib 2.5

Версия 2.5

eDocLib – это универсальная платформа управления документами и информацией  и взаимодействием персонала. Среди основных функций решения – управление документами, образами документов (Document Imaging), электронными записями (ERM) и данными,  рабочими процессами (Workflow), веб-контентом (WCM) и мультимедиаконтентом (DAM), а также знаниями (Knowledge Management). Также решение позволяет организовать коллективную работу (Сollaboration) и создавать пользовательские порталы.

eDocLib 2.5 – новая версия ECM-системы, официально представленная лишь в декабре текущего, 2010, года. Основные изменения, появившиеся в версии 2.5, коснулись интерфейса, который стал еще более Windows-ориентированным, возможностей поиска и интеграции с другими приложениями, настройки и администрирования.

Что касается интеграции, то письма, находящиеся в Microsoft Outlook, можно регистрировать в eDocLib в качестве документов, а документы eDocLib можно рассылать с помощью Outlook. При этом регистрация в  eDocLib может быть как ручной, так и автоматической, т.е. заданной заранее.  Интеграция с системой поточного сканирования позволяет запустить процесс сканирования из системы eDocLib и прикрепить к рабочей карточке документа его отсканированный электронный образ.
Для большего упрощения системы поиска появилось понятие плавающего диапазона, т.е. можно задать не только точную дату для поиска, но и диапазон в несколько дней вокруг этой даты. Представлена возможность поиска документа по дате последнего редактирования или «по всему» - и по реквизитам, и по содержимому файла. Кроме того, поисковый запрос, используемый для добавления ссылок, теперь может быть настроен каждым пользователем по своему усмотрению. 

В  eDocLib 2.5 реализован новый механизм вывода данных секций документов в результатах поиска, причем свойства секции при создании запроса позволяют настроить вид отображения данных. Можно выбрать максимально отображаемое количество записей секции или использовать таблицу, с помощью которой настраивается порядок вывода отдельных реквизитов. Еще одно нововведение – возможность задать формат печатной формы, в котором будет выводиться список найденных документов.

В новой версии решения, как рассказали в компании ЭОС, доработаны механизмы ввода информации в систему. Так, eDocLib 2.5 поддерживает работу с системой поточного сканирования, что позволяет организовать перевод данных с бумажных носителей в ECM-систему максимально быстро. В утилите экспорта/импорта появилась возможность сохранения пользовательских настроек для последующего использования. 

Для разработчиков, использующих eDocLib в качестве платформы для создания собственных приложений, предоставлена возможность выполнения программного кода на языке С# при загрузке и завершении работы с документом, а также механизм обработки событий (триггеров).

«eDocLib: Актив Бизнес»

Функционал разработанного «Корпоративные Системы – Консалтинг» приложения «eDocLib: Актив Бизнес» довольно широк. В частности, решение может обеспечить автоматизацию документооборота на предприятии, ведение договоров, управление взаимоотношениями с клиентами, базовые функции Help desk/Service desk, управление корпоративным контентом и заданиями, а также интеграцию с MS Outlook и КПК.

К примеру, с помощью решения можно организовать учет входящих, исходящих и внутренних документов, генерацию печатных форм типовых документов по шаблонам, контроль исполнения, движения и возврата оригиналов, сканирование документов, контроль исполнения поручений по документам, их электронное визирование и согласование.

Что касается CRM-функционала, то в решении охвачены задачи и маркетинга, и продаж. Для сбора и обработки предварительных запросов потенциальных клиентов существуют документы «Интерес» и «Возможная сделка», а для дальнейшей работы менеджеров по продажам в «eDocLib: Актив Бизнес» используются «Коммерческое предложение», «Проект договора», «Поручение», «Задача», «Звонок», «Встреча», «e-mail». В компании отмечают, что «в данной версии конфигурации «eDocLib: Актив Бизнес» не акцентировали внимание на таких функциях, как разработка маркетинговых акций, предложений, заданий для телемаркетинга и т.п. В случае интереса заказчиков к этим функциям соответствующая бизнес-логика будет проработана в последующих версиях конфигурации».

В рамках ведения договоров и другой коммерческой документации «eDocLib: Актив Бизнес» позволяет обеспечить учет договоров любого типа с возможностью создания индивидуальной регистрационной карточки для договора каждого типа, учет актов с возможностью генерации стандартной печатной формы акта по шаблону на основании данных регистрационной карточки. Также есть возможность вести учет бухгалтерских документов: счетов, счетов-фактур, накладных. Кроме того, для всех документов можно организовать хранение их файлов, сканирование и хранение образов, прописать маршруты движения документов по организации, предоставить возможность для коллективной работы над документом и обеспечить контроль исполнения.

Еще одной особенностью решения является функция связывания, которая позволяет видеть каждый документ «в окружении» логически связанных с ним документов – к примеру, договор и связанные с ним счета и акты. Заметим, что решение обеспечивает возможность управления и неструктурированными документами – такими как деловая переписка или мультимедийные документы.

Благодаря интеграции с приложением Microsoft Outlook и мобильными устройствами (КПК, смартфоны)  «eDocLib: Актив Бизнес» обеспечивает синхронизацию контактов и задач, регистрацию e-mail. Таким образом, мобильные сотрудники могут автоматически синхронизировать наиболее важные для работы данные с MS Outlook на своем ноутбуке или с КПК. 

Базовые функции автоматизации сервисной службы (Help desk/Service desk), включенные в «eDocLib: Актив Бизнес» позволяют вести учет обращений в службу технической поддержки, автоматический учет обращений по электронной почте и последующей переписки по разрешению проблемы, контроль сроков решения проблем и накопление базы знаний. С помощью функции управления заданиями обеспечивается возможность формирования задач для персонала компании, маршрутизацию заданий и контроль их исполнения, позволяют объединять в единый процесс различные бизнес-функции. 

Андрей Балабанов считает, что именно многофункциональность решения делает его весьма перспективным с точки зрения различных потребителей: «Оно будет очень полезно ИТ-компаниям (интеграторам, аутсорсерам и т.п.) – кроме управления задачами, договорами и взаимоотношениями с клиентами, для них в «Актив Бизнес» есть еще и блок функций для автоматизации службы технической поддержки. Интересно данное решение и для инжиниринговых компаний: в этом бизнесе есть потребность и в ведении договоров, и в организации работы команды по исполнению проекта или договора, есть достаточно серьезная официальная переписка. Среди потенциальных пользователей «eDocLib: Актив Бизнес» - торговые компании и сети магазинов, строительные компании. Спектр применения нашего приложения очень широк, так как практически любая компания, которая прошла этап становления, готова активно применять в повседневной работе современные информационные технологии и ищет пути организации максимально эффективной работы персонала, четкой и эффективной работы с клиентами, минимизации издержек при работе с документами и так далее», - подчеркивает г-н Балабанов.

Путевка в жизнь

Несмотря на тот факт, что решение фактически еще является новым, уже есть реализованный проект – в его рамках «eDocLib: Актив Бизнес» запущено в эксплуатацию. Заказчиком в данном случае выступает петербургская компания «Международная энергосберегающая корпорация» (www.iescorporation.org). Это компания, выполняющая широкий комплекс работ на промышленных предприятиях и в сетях в области энергетике: от энергоаудита допроектных решений в вопросах электроснабжения, энергосбережения, качества электроэнергии, генерации, тригенерации, отопления, водоснабжения до изготовления запроектированных изделий «в железе», проведении шефмонтажа и пуско-наладки систем на объектах, получения разрешения на ввод в эксплуатацию. Дополнительно компания осуществляет сервисное обслуживание предприятий, модернизацию, техническую поддержку и  ремонт оборудования заказчиков.

«Изначально мы несколько сомневались, подойдет ли им наш «коробочный» вариант, - рассказывает Андрей Балабанов, - или придется на его базе модифицировать конфигурацию, адаптируя под достаточно специфическую деятельности компании. Однако этого делать не пришлось: оказалось, что здесь присутствуют все те же бизнес процессы, все те же злободневные задачи».

Сейчас в стадии обсуждения находится проект по интеграции «eDocLib: Актив Бизнес»  в одной из алтайских строительных компаний.

Г-н Балабанов замечает, что в продвижении «eDocLib: Актив Бизнес» есть некоторые особенности: «Продвижение приложений для системы «ДЕЛО», конечно, очень специфично. Здесь рынок заранее ограничен теми заказчиками, которые или уже используют эту СЭД и нуждаются в дополнительных возможностях, или планируют применять «ДЕЛО» и оценивают набор дополнительных сервисных компонентов.  Продвигаются приложения, соответственно, только через партнерскую сеть ЭОС. А вот «eDocLib: Актив Бизнес» - совсем другая история. Это самостоятельное и самодостаточное прикладное решение, решающее широкий круг насущных бизнес-задач, к тому же имеющее широкие возможности интеграции с другими системами. Так что рынок широк, потенциальные потребители очень разные. Для одних ценность решения в том, что, быстро заполнив справочники, они решили одним продуктом несколько задач. Другие могут использовать «eDocLib: Актив Бизнес» как первый «кирпичик» ECM-системы, охватывающей их предприятие. И здесь круг потенциальных клиентов не замыкается представителями SMB. Ведь мы легко можем дополнить базовое решение «eDocLib: Актив Бизнес», допустим, неким модулем автоматизации специфических бизнес-процессов. Или дополнить базовый набор документов какими-то очень специфическими формами. Можно в этой же системе организовать хранение и управление неструктурированной информацией и так далее. Поэтому «eDocLib: Актив Бизнес» мы намерены продвигать широко, в том числе и в Интернете, а возможно и через компании, занимающиеся продажей «коробочного ПО».

Копилка для приложений

«eDocLib: Актив Бизнес» - не первое приложение, разработанное специалистами компании «Корпоративные Системы - Консалтинг» на базе решений ЭОС. «У нас есть ряд дополнительных приложений для системы «ДЕЛО», продукта, внедрением которого наша компания занимается уже почти 11 лет, - поясняет г-н Балабанов. - Наиболее востребованное из них – это «Мониторинг документов», приложение, обеспечивающее удобные и широкие возможности оповещения пользователей о событиях в СЭД. Число ее инсталляций перевалило уже за 1500 рабочих мест. Из новых и также достаточно удачных и интересных наших решений выделю приложение «ЭДО – Филиал», использующее криптографическую платформу «КАРМА». Оно предназначено для организации электронного документооборота в рамках больших корпоративных структур со значительным количеством подведомственных организаций или структурных подразделений – таких как администрация субъекта РФ, администрации городов и так далее. Наше приложение позволяет обеспечить прием и чтение документов, отправленных из головной организации средствами системы «ДЕЛО» в адрес подведомственных структур, не оснащенных системой «ДЕЛО». Это был наш первый опыт создания решения на базе «КАРМА». Есть еще ряд решений, использующих подсистему «Управления процессами» для системы «ДЕЛО»


Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

09октября

ЭОС - участник Всероссийского форума «ПРОФ ИТ»

Узнать больше

04октября

ЭОС и «Медиалюкс» на конференции «СЭД глазами пользователя – о чем молчат вендоры»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ