Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
Вернуться к списку

Ростовская область: электронный документооборот в масштабах региона

Сергей Мальцев
http://ict-online.ru/interview/i90559/

В Ростовской области реализуется один из самых масштабных и последовательных проектов автоматизации органов государственной власти на базе системы электронного документооборота (СЭД) «ДЕЛО». Всего в системе работает более 1700 пользователей, проект охватывает региональные органы исполнительной власти и муниципальные образования, в настоящее время продолжается подключение к системе городских и сельских поселений. Ростовская область стала одним из первых регионов, подключившихся к федеральной системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО). О развитии проекта и его результатах, практических аспектах работы системы «ДЕЛО» и других вопросах автоматизации органов власти рассказывает министр информационных технологий и связи Ростовской области Герман Лопаткин.

Герман Анатольевич, расскажите о развитии проекта автоматизации документооборота органов власти Ростовской области?

- В результате конкурса 2006 года в администрации Ростовской области было установлено 205 автоматизированных рабочих мест (АРМ) СЭД «ДЕЛО». Изначально проект был рассчитан на единый делопроизводственный цикл документооборота всех органов исполнительной власти, правительства Ростовской области и муниципальных образований, где устанавливалось по одному автоматизированному рабочему месту (АРМ). С этого времени проект постоянно развивался, увеличивалось число установленных рабочих мест, стали использовать электронную подпись (ЭП). Кроме того, был принят целый ряд нормативно-правовых документов, прежде всего Распоряжение администрации Ростовской области «О внедрении системы электронного документооборота и делопроизводства администрации Ростовской области, областных органов исполнительной власти, муниципальных образований области». А в 2009 году стартовал пилотный проект с целью практического изучения эффективности использования технологии безбумажного движения документов. Кроме того, в конце этого же года было принято распоряжение № 400 об организации пилотного проекта электронного документооборота с использованием электронной подписи.

Как проходило внедрение технологий ЭП?

- После выхода распоряжения № 400 мы в течение 2010 – 2011 гг. работали в пилотном режиме, активно используя электронные подписи. Сотрудники получили рабочие места в СЭД «ДЕЛО» и полностью перешли на электронный документооборот при обмене информацией с другими ведомствами. По поручению губернатора Ростовской области Василия Голубева было издано новое распоряжение № 365 от 23 августа 2012 года о межведомственном электронном документообороте с использованием системы «ДЕЛО» и ЭП, в рамках которого было установлено, что при переписке между исполнительными органами государственной власти и муниципальными образованиями документы на бумажном носителе не требуются. Кроме того, в рамках этого распоряжения Министерством информационных технологий и связи Ростовской области были утверждены методические рекомендации по работе в региональной системе МЭДО, а также по работе в единой автоматизированной системе исполнения документов и поручений.

Что представляет собой проект сегодня?

- Сегодня документооборот между органами исполнительной власти и муниципальными образованиями ведется в системе «ДЕЛО», и в настоящее время правительство Ростовской области уже принимает документы только в электронном виде. В СЭД «ДЕЛО» сейчас реально работают 1730 пользователей, и до конца года планируется довести это число до 2100. Мы планируем подключить все опции, имеющиеся в СЭД «ДЕЛО», в том числе ЭП и шифрование, сканирование, поточное сканирование, печать штрих-кода, оповещения и уведомления, информер и т. д. Также в планах до конца года подключить к СЭД все городские и сельские поселения Ростовской области. А в 2014 – 2015 гг. подключить до 7000 пользователей.

22_1353034328_sm.jpg

Министр информационных технологий и связи
Ростовской области Лопаткин Герман Анатольевич

С чем вы связываете дальнейшее развитие проекта?

- До конца года мы планируем подключить к системе «ДЕЛО» управления и отделы социальной защиты населения, загсы и отделы образования во всех муниципальных образованиях. То есть постепенно началось подключение подведомственных организаций внутри каждого органа исполнительной власти. К примеру, Министерство образования сейчас планирует подключить к системе «ДЕЛО» учебные заведения, которые являются получателями средств областного бюджета, Министерство здравоохранения – соответствующие структуры и т. д. Люди стали понимать, что, не имея системы, они просто не смогут работать, ведь, с одной стороны, это удобно, с другой – объективная необходимость.

В планах дальнейшего развития проекта указывается отработка технологий единого документа, расскажите об этом подробнее.

- Все очень просто – внутри всех органов исполнительной власти, правительства Ростовской области и некоторых муниципальных образований мы отказались от перерегистрации входящих документов. К примеру, если Министерство информационных технологий и связи направляет документ в Министерство финансов, то в последнем его не регистрируют, а работают с уже имеющимся номером документа, вводя туда соответствующие резолюции, ответы, поручения и т. д. То есть внутриведомственной перерегистрации документа не происходит – регистрируются лишь поступающие документы от федеральных органов исполнительной власти и коммерческих организаций, которых нет в системе «ДЕЛО». Для этого каждому участнику системы «ДЕЛО» присваивается специальный уникальный номер, даже муниципальным образованиям, обеспечивая, таким образом, идентификацию в системе.

Ростовская область стала одним из первых регионов, подключенных к федеральной системе МЭДО, что это вам дало?

- Мы действительно стали первыми в Южном федеральном округе, подключившимися к федеральной системе межведомственного электронного взаимодействия в феврале 2012 года. Отмечу, что значительно сократилось время на получение и отправку электронных документов и, соответственно, на принятие решений и исполнение контрольных документов. При этом использование МЭДО не ограничивается только фактом отправки и получения электронного документа. Одновременно с электронным документом мы отправляем и получаем в автоматическом режиме сообщения – уведомления о событиях, происходящих в СЭД с документом. Так, например, без получения сообщения-уведомления от адресата о регистрации электронного документа в системе СЭД процесс отправки-приема документа не может считаться завершенным. Вместе с тем мы уже готовы перейти на полноценный обмен документами по системе МЭДО без дублирования отправки бумажным носителем, и с рядом федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ) мы уже обменялись соответствующими соглашениями о переходе на полностью безбумажный документооборот. Работа в этом направлении продолжается.

44_1353033968_sm.jpg

Схема организации межведомственного
электронного документооборота в Ростовской области

С какими трудностями вы столкнулись при реализации проекта?

- Трудности возникают при работе с документами постоянного и длительного хранения. К сожалению, мы пока не можем их полноценно включить в электронный документооборот. Поэтому данные документы приходится обрабатывать как в электронном виде, так и на бумажных носителях, что вызывает справедливые нарекания со стороны пользователей системы. Но таких документов сравнительно немного – не более 10 % от общего объема документооборота. Кроме того, еще одной проблемой является то, что при автоматической выгрузке документа из СЭД «ДЕЛО» в систему «Архивное ДЕЛО» (которая используется для архивного хранения документов) вместе с документами не передается электронная подпись. Это серьёзно сдерживает развитие электронных архивов исполнительных органов власти и муниципальных образований. В идеале все документы постоянного и длительного хранения должны храниться в электронном виде в системе «Архивное ДЕЛО» и затем сдаваться в государственный архив также в электронном виде. Но пока это не работает.

Этот вопрос, наверное, нужно было задать в самом начале, но тем не менее – как вы оцениваете результаты проекта, как менялось отношение к нему рядовых пользователей?

- С началом внедрения проекта в 2006 году пользователи оценивали его результаты крайне отрицательно. Следующие два-три года тоже не были легкими, потому что система вынуждала сотрудников совершать двойную работу, создавая документы как на бумажных, так и электронных носителях. В это время учетом и регистрацией документов занималась канцелярия Администрации Ростовской области, а вопросов передачи документов и их юридической значимости не возникало. Затем наступил момент, когда система стала использоваться не только для учета регистрационных карточек, но и для оперативной передачи документов. В первую очередь удобство обмена электронными документами оценили сотрудники муниципальных образований (надо отметить, что расстояние до административных центров муниципальных образований от Ростова-на-Дону составляет до 450 км), которые активно включились в процесс обмена электронными документами, что сразу очень сильно стало экономить время и ресурсы. А к 2009 году, после того как проект перерос в масштабное внедрение, пользователи почувствовали все удобство работы в системе, когда все документы передавались внутри СЭД «ДЕЛО» прозрачно и оперативно, а также можно было проследить весь путь документа, вплоть до последнего исполнителя.

Большое спасибо за беседу!


Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

15ноября

ЭОС - участник форума «Искусственный интеллект, большие данные, отечественный софт: национальная стратегия»

Узнать больше

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

09октября

ЭОС - участник Всероссийского форума «ПРОФ ИТ»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ