Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
или

Узнайте стоимость

Вернуться к списку

Управляем совещаниями в СЭД «ДЕЛО»: разработана подсистема «Повестки заседаний»

Линейка приложений для управления совещаниями, реализованных на базе продуктов компании «Электронные Офисные Системы», пополнилась подсистемой «Повестки заседаний». Приложение является дополнительным компонентом для системы электронного документооборота «ДЕЛО». Разработчик продукта – компания «КС-Консалтинг», партнер ЭОС в Сибири и на Дальнем Востоке.

В деловых процессах разнообразные совещания, заседания, иные формы коллегиальных собраний, на которых принимаются нормативные акты и решаются стратегические вопросы, занимают существенное место. В равной степени эти формы деятельности распространены в государственном и коммерческом секторе: по оценкам экспертов, иногда на них уходит до 30% рабочего времени персонала. Как правило, заседания проходят в соответствии с предварительно согласованным перечнем вопросов (повесткой). Классическими примерами можно считать заседания Правительства, а для коммерческого сектора – Совета директоров компании.

Автоматизированные системы управления совещаниями позволяют:
  • более эффективно организовать процесс подготовки совещания (обеспечивают сокращение временных и материальных затрат);
  • проводить непосредственно само заседание в удобном формате (с доступом к актуальным материалам совещания в электронном виде);
  • оптимизируют работу с итогами заседания (принятыми решениями, поручениями, утвержденными документами). 
Наилучшие результаты в управлении совещаниями дает включение такой автоматизированной системы в процессы документооборота организации (СЭД).

Подсистема «Повестки заседаний», разработанная «КС-Консалтинг», предназначена для автоматизации работы с повестками в крупных организациях, где процесс подготовки и проведения совещаний достаточно четко регламентирован. Подготовка к таким заседаниям занимает значительно больше времени, чем само мероприятие, и предусматривает соблюдение целого ряда обязательных процедур:
  • формирование повестки заседания (перечня вопросов для обсуждения);
  • создание проектов документов, которые предполагается обсудить на заседании;
  • согласование (визирование) проектов документов с заинтересованными сторонами;
  • рассылка повестки и проектов документов участникам заседания;
  • рассылка изменений к повестке и т.д.
Компонент «Повестки заседаний» предназначен для обеспечения как предварительной работы участников совещания над повесткой, так и текущей работы с повесткой в ходе проведения мероприятия. На этапе подготовки совещания подсистема «Повестки заседаний» позволяет организовать в СЭД «ДЕЛО» работу по формированию и рассылкe повесток. После завершения этапа предварительных работ с повесткой в системе «ДЕЛО» подсистема «Повестки заседаний» в автоматическом режиме формирует и выгружает из базы данных СЭД актуальную информацию о перечне рассматриваемых вопросов, докладчиках и участниках заседания, а также о содержании документов, необходимых для рассмотрения в ходе совещания. Дальнейшую работу с готовыми повестками обеспечивает мобильное приложение «Повестки заседаний».

Мобильное приложение «Повестки заседаний» представляет собой современную альтернативу бумажному пакету документов, которым оперируют участники заседаний. Однако, в отличие от классической «бумажной» повестки, оно обладает рядом преимуществ: удобство использования, экономичность, доступность и наглядность информации, исключение возможности порчи или утраты бумажных копий рассматриваемых документов и др. Данное приложение работает преимущественно на планшетных компьютерах и ноутбуках под управлением операционной системы Windows 8 pro, что позволяет проводить заседания в удобном для его участников формате.

Таким образом, дополнительный компонент к СЭД «ДЕЛО» «Повестки заседаний» реализует актуальный для большинства крупных организаций функционал – подготовка различных совещаний и обеспечение их участников материалами. Подсистема позволяет использовать действующие процедуры согласования/визирования документов в СЭД и существенно экономит временные и материальные ресурсы, затрачиваемые на подготовку заседаний. Мобильное приложение «Повестки заседаний» отличается удобством и простой использования и осваивается интуитивно.

Появление дополнительного компонента «Повестки заседаний» позволяет существенно расширить функционал СЭД «ДЕЛО» – дополнить его удобным инструментом для автоматизации бизнес-процесса подготовки совещания и мобильной работы с материалами во время самого мероприятия. Напомним, что ранее ЭОС выпустила модуль «Управления совещаниями» для системы EOS for SharePoint, позволяющий автоматизировать данные процессы в среде MS SharePoint.

Ознакомиться с более подробной информацией о подсистеме «Повестки заседаний» можно по ссылке: http://www.cs-consult.ru/products/delo/povestki-zasedaniy.html

Скачать демонстрационную версию Мобильного приложения «Повестки заседаний» можно здесь: http://www.cs-consult.ru/files/category/34-povestki.html.


Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

26октября

Важнейшее IT-событием октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

19сентября

Конференция CNews «ИКТ в госсекторе 2018: цифровое будущее»

Узнать больше

19сентября

Конференция TAdviser «СЭД и ECM Day 2018»

Узнать больше
Все мероприятия

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ