Реализация электронного документооборота

При реализации технологий электронного документооборота целью специалистов компании «Электронные Офисные Системы» являлось достижение максимального соблюдения правил и приемов бумажного делопроизводства. Это позволило обеспечить бесшовное совмещение традиционных и современных технологий в единой системе делопроизводства.

Реализовать электронный документооборот на практике помогают следующие возможности системы «ДЕЛО»:

  • создание проектов электронных документов «во исполнение» резолюций или с целью  разработки инициативных документов;

  • автоматизированное проведение процессов согласования и утверждения проектов с маршрутизацией пересылки, контролем сроков рассмотрения;

  • регистрация в автоматизированном режиме электронных документов, возникших в результате утверждения проектов;

  • регистрация в автоматизированном режиме переданных по электронной почте документов, в том числе снабженных электронной цифровой подписью (ЭЦП) и криптозащитой;

  • сканирование и распознавание бумажных документов с помощью встроенной OCR-технологии, а также с помощью портативной цифровой ручки C-Pen;

  • прикрепление к регистрационной карточке (РК) электронного образа документа;

  • разграничение прав доступа к прикрепленным файлам электронного образа документа;

  • предоставление каждому должностному лицу (участнику делопроизводственного процесса) своего личного «кабинета», чем достигается доступ должностного лица только к документам, относящимся к его компетенции;

  • рассылка электронных документов и поручений по ним по сети (по «кабинетам» должностных лиц);

  • полнотекстовый и атрибутивный поиск электронных документов;

  • отправка по электронной почте электронных исходящих документов, защищенных ЭЦП и шифрованием с помощью сертифицированных средств.

Работа над проектом начинается с создания регистрационной карточки проекта документа (РКПД), к которой прикрепляются файл или файлы проекта. После определения перечня должностных лиц, визирующих и подписывающих проект, можно задать тип маршрутизации, в соответствии с которым проект будет разослан для дальнейшей работы с ним.

Исполнитель проекта документа может анализировать ход визирования и подписания проекта как по существу (индикация статуса проекта), так и по срокам.

Системой поддерживается версионность проектов документов. На любой стадии согласования проекта можно приостановить работу с текущим вариантом и, на основе замечаний к нему, создать новый. История работы с вариантами проекта может быть сохранена.

При получении готового электронного документа по электронной почте, его регистрация осуществляется в автоматизированном режиме. Для поступившего в результате обмена между двумя системами «ДЕЛО» документа большая часть реквизитов РК формируется автоматически. Электронный образ документа может быть прикреплен к РК. При этом удостоверяется идентичность документа, снабженного ЭЦП и криптозащитой.

Если входящий документ поступает в бумажном виде, из среды системы обеспечивается вызов пакета FineReader, а по получении его электронного образа – возврат в систему «ДЕЛО» с одновременным прикреплением документа к РК.

Пользователь системы, осуществивший прикрепление файла документа, устанавливает права доступа к файлу на уровне грифа секретности, а также защиту (отмену защиты) от редактирования.

Одновременно с этим существует возможность формирования реквизитов карточки регистрируемого документа путем построчного сканирования текста документа с помощью портативной цифровой ручки C-Pen. Так, рутинная процедура заполнения реквизитов организации-корреспондента - наименования организации, ее адреса – сводится к сканированию данной информации с бланка, регистрируемого документа. Таким же образом формируется текст краткого содержания документа.

После регистрации РК с прикрепленным документом пересылается по сети должностному лицу, ответственному за принятие решения по исполнению документа, а далее – исполнителям документа в соответствии с реквизитами вынесенной резолюции. При этом каждый руководитель или исполнитель наделяются определенными правами, которые позволяют обеспечить организацию работы с документами, максимально приближенную к традиционной работе за столом, на котором по папкам разложены документы, находящиеся в компетенции только данного сотрудника и которые либо ждут начала исполнения (в папке «Поступившие»), либо приняты сотрудником к исполнению (в папке «На исполнении»), либо переданы подчиненным с указанием контрольного срока исполнения (в папка «На контроле»).

В ходе работы с электронными документами обеспечивается комбинированный полнотекстовый и атрибутивный поиск требуемого документа, в том числе и с помощью Web-доступа к документальной базе данных системы «ДЕЛО».

Исходящие и внутренние документы, как правило, подготовленные в текстовом редакторе MS Word, по стандартной технологии также прикрепляются к РК. Одновременно они могут быть защищены ЭЦП и шифрованием с помощью сертифицированного ФАПСИ средства криптографической защиты «КриптоПро CSP» (компания «Крипто-Про»). Компания «Электронные Офисные Системы», обладая сертификатами на право встраивания в свое ПО средств криптозащиты, обеспечивает лицензионную чистоту предлагаемого решения.

Защищенный исходящий документ, сопровождаемый реквизитами РК, может быть передан по электронной почте адресату. Таким образом, в совокупности с возможность регистрации документов, поступивших по линиям связи, обеспечивается полный цикл корпоративного электронного документооборота.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

28ноября

На конференции в Ереване ЭОС представил ECM-решение e-gorts, локализация EOS for SharePoint для Армении

Узнать больше

15ноября

ЭОС - участник форума «Искусственный интеллект, большие данные, отечественный софт: национальная стратегия»

Узнать больше

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ