Главная
Система EOS for SharePoint

«Управление совещаниями» - новый модуль для EOS for SharePoint

Модуль «Управление совещаниями» системы EOS for SharePoint предназначен для автоматизации процессов, связанных с подготовкой и проведением любых совещаний и заседаний.

«Управление совещаниями» позволяет выстроить «с нуля» либо оптимизировать существующие схемы деловых процессов подготовки и проведения совещаний, а также исполнения принятых на заседаниях решений. Модуль ориентирован на управление полным «жизненным циклом» совещаний на всех его стадиях:

планирование;
проведение;
оформление результатов;
исполнение принятых решений.

Модуль «Управление совещаниями» обеспечивает соблюдение установленных регламентов, а также прозрачность и управляемость всех работ по подготовке и проведению совещаний. Состав работ, проводимых на каждом этапе, может быть настроен под конкретные процессы организации.

К основным возможностям модуля «Управление совещаниями» относятся:

Планирование и подготовка совещания:

планирование даты и времени совещания (в том числе периодических совещаний – «планерок»);
согласование даты и времени проведения совещания с его участниками;
определение списка участников заседания;
возможность коллективного обсуждения пунктов повестки;
рассылка уведомлений (приглашений) участникам совещания по электронной почте;
планирование ресурсов (помещений, компьютеров, проекторов и пр.).

Проведение совещания и оформление его результатов:

отметка присутствия участников (регистрация);
фиксация хода обсуждения и принятых по вопросам повестки решений;
автоматическое формирование протокола совещания с возможностью отправки его на согласование.

Организация исполнения принятых решений:

автоматическое формирование заданий по решениям, принятым на совещании, и рассылка заданий на исполнение;
рассылка протокола совещания по электронной почте участникам и заинтересованным лицам;
контроль исполнения решений совещаний через «рабочий стол» пользователя в EOS for SharePoint, а также с помощью отчетов в системе;
обеспечение исполнителям доступа к материалам совещания, относящимся к заданию;
формирование отчетов (в формате MS Excel) по результатам совещаний.

К преимуществам модуля «Управление совещаниями» относятся:

автоматическая рассылка приглашений на совещания существенно ускоряет и упрощает процесс их подготовки;
функции автоматической генерации файлов протокола, отчета, экономят время за счет ликвидации рутинных операций по документальному оформлению результатов совещания;
автоматическая генерация заданий по решениям, принятым на совещании, позволяет значительно сократить промежуток времени от момента проведения совещания до получения задания исполнителем. В итоге уменьшатся общие временные затраты на исполнение поручения;
файлы протокола, отчета генерируются по настраиваемым шаблонам, что дает дополнительную возможность настройки представления информации;
Полноценная работа с поручениями по совещаниями;
Интегрирована в СЭД, т.е. на «Рабочем столе» пользователя также можно просматривать совещания. Использование единых принципов при работе с задачами.

Данный модуль рассчитан на активное использование в СЭД с большим количеством пользователей и при значительных объемах хранимых данных.

Пользователи СЭД EOS for SharePoint могут обратиться в компанию «Электронные Офисные Системы» или к любому из наших партнёров и приобрести данный модуль, заказать его установку и настройку под специфические процессы организации.

Модуль «Управление совещаниями» в EOS for SharePoint