«Управление совещаниями» - новый модуль для EOS for SharePoint
Модуль «Управление совещаниями» системы EOS for SharePoint предназначен для автоматизации процессов, связанных с подготовкой и проведением любых совещаний и заседаний.
Модуль «Управление совещаниями» системы EOS for SharePoint позволяет выстроить «с нуля» либо оптимизировать существующие схемы деловых процессов подготовки и проведения любых заседаний, а также выполнения принятых на них решений. Он ориентирован на управление полным «жизненным циклом» совещаний на всех стадиях:
планирование;
проведение;
оформление результатов;
исполнение принятых решений.
Модуль обеспечивает соблюдение установленных регламентов, а также прозрачность и управляемость всех работ по подготовке и проведению заседаний. Состав работ, проводимых на каждом этапе, может быть настроен под конкретные процессы организации.
Основные возможности модуля
Управление планированием и подготовкой совещания
планирование даты и времени (в том числе периодических – «планерок»);
согласование даты и времени проведения с участниками;
определение списка участников;
возможность коллективного обсуждения пунктов повестки;
рассылка уведомлений (приглашений) по электронной почте;
планирование ресурсов (помещений, компьютеров, проекторов и пр.).
Проведение мероприятия и оформление его результатов
отметка присутствия участников (регистрация);
фиксация хода обсуждения и решений;по вопросам повестки;
автоматическое формирование протокола с возможностью отправки его на согласование.
Организация исполнения решений
автоматическое формирование заданий по решениям, принятым на заседании, и рассылка их на исполнение;
рассылка протокола по электронной почте участникам и заинтересованным лицам;
контроль исполнения через «рабочий стол» пользователя в EOS for SharePoint, а также с помощью отчетов в системе;
обеспечение исполнителям доступа к материалам, относящимся к заданию;
формирование отчетов (в формате MS Excel) по результатам прошедшего мероприятия.
Преимущества модуля
автоматическая рассылка приглашений существенно ускоряет и упрощает процесс подготовки мероприятий;
функции автоматической генерации файлов протокола, отчета экономят время за счет ликвидации рутинных операций по документальному оформлению результатов заседания;
автоматическая генерация заданий по решениям, принятым на совещании, позволяет значительно сократить временной промежуток от момента завершения мероприятия до получения задания исполнителем. В итоге уменьшатся общие затраты времени на выполнение поручения;
файлы протокола, отчета генерируются по настраиваемым шаблонам, что дает дополнительную возможность настройки представления информации;
полноценная работа с поручениями по итогам заседаний;
интегрирован в СЭД, т.е. на «Рабочем столе» пользователя также можно просматривать совещания. Использование единых принципов при работе с задачами.
Данный модуль подходит для СЭД с большим количеством рабочих мест, рассчитан на активное использование, поддерживает управление значительным объемом хранимых данных.
Клиенты, внедрившие EOS for SharePoint могут обратиться в компанию «Электронные Офисные Системы» или к любому из наших партнёров, чтобы приобрести эту новую разработку, заказать ее установку, а также настройку под специфические процессы организации.
