Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
Вернуться к списку

28ноября 2008

Компания «Электронные офисные системы» продолжает развитие своей линейки систем управления документами

Автор – Наталья Басина

В начале 2008 г. на рынок был выведен новый продукт – система электронного документооборота и управления контентом на платформе Microsoft SharePoint, получившая название Enterprise Office Solution (EOS) for SharePoint.

Новое решение полностью реализовано на базе портала Microsoft SharePoint Server 2007 и существенно расширяет его возможности в области автоматизации таких важных для любой организации процессов, как организация документооборота, контроль исполнения поручений, подготовка и согласование проектов документов, повседневная совместная работа сотрудников, что в сочетании с функциональными возможностями самой платформы SharePoint позволяет объединить в рамках одной системы комплексное управление основными информационными ресурсами, процессами и коммуникациями организации. В связи с этим новый продукт позиционируется как полноценное решение ЕСМ-класса (Enterprise Content Management – управление корпоративным контентом).

Появлению нового продукта способствовала гибкая политика Microsoft, в соответствии с которой корпорация предоставляет широкий набор базовых сервисов, объединенных в виде платформы SharePoint Server 2007, в то время как ее партнеры – независимые компании-разработчики – берут на себя разработку и внедрение специализированных решений.

Таким образом, новая разработка компании «Электронные офисные системы» стала одним из наиболее успешных специализированных решений в области электронного документооборота, в полной мере учитывающих российскую национальную специфику. Последнее требование имеет особое значение, когда речь идет о применении западного программного продукта в отечественных условиях. В этом случае на передний план выходит задача обеспечения соответствия существующей нормативно-методической базе и принятой практике организации документооборота. Заместитель генерального директора компании «Электронные офисные системы» Юрий Назаров подчеркивает, что разработчики стремились получить синергетический эффект, объединив знания и опыт компании, более десяти лет работающей на отечественном рынке автоматизации документооборота, и технологические достоинства Microsoft SharePoint Server 2007. Выбор SharePoint в качестве основы для создания нового продукта определяется, в первую очередь, широтой предоставляемых функциональных возможностей для управления информационными ресурсами. Microsoft SharePoint Server 2007 является универсальной корпоративной ЕСМ-платформой, сочетающей в себе распределенное электронное хранилище, средства автоматизации бизнес-процессов (workflow) и обработки электронных форм, мощную поисковую систему и инструменты бизнес-аналитики, а также развитые средства управления доступом к информации. Благодаря возможности поиска и интеграции данных, хранящихся и обрабатываемых в различных системах и бизнес-приложениях, портал на базе SharePoint обеспечивает «единую точку» для массового доступа к различным данным и единое пространство для совместной работы. Что касается «специализированных» функций электронного документооборота, то в новом продукте реализованы все основные возможности, которыми на сегодняшний день должна обладать любая современная СЭД. Плавное требование к программным продуктам такого класса – автоматизация обработки документов на всех этапах их жизненного цикла, от момента создания или ввода в систему до уничтожения. Для этого EOS for SharePoint предоставляет целый набор специализированных инструментов, которые решают такие задачи, как регистрация и маршрутизация документов, выдача поручений и контроль их исполнения, автоматизация сложных процессов согласования и утверждения, автоматическое отслеживание совместной работы с документом и многие другие.

Следует отметить, что разработчики старались максимально сохранить все особенности и преимущества SharePoint и логику пользовательского интерфейса. В результате каждый сотрудник, знакомый с данной платформой и имеющий даже небольшой опыт работы с приложениями Microsoft, может достаточно легко и быстро освоить работу с документами в EOS for SharePoint. Кроме того, при необходимости адаптации системы под специфические требования заказчик может самостоятельно внести изменения с помощью стандартных процедур SharePoint.

В новом продукте реализованы все основные возможности, которыми на сегодняшний день должна обладать любая современная СЭД.

Решение EOS for SharePoint обеспечивает автоматизацию «классического» документооборота в том понимании, в каком этот процесс организован в российских компаниях. Если в государственных организациях технологические процессы отработаны и существуют еще с советских времен, то молодые компании приходят к «правильным» решениям методом проб и ошибок, порой сами не всегда понимая, как им нужно организовать процесс, чтобы получить необходимый результат. Для подобных компаний EOS for SharePoint выступит в роли готового инструмента, а также в качестве «учебника» по организации документооборота. Действительно, система электронного документооборота – это не просто программный продукт, а своего рода электронный регламент деловой деятельности. Как правило, именно внедрение СЭД позволяет обеспечить формализацию и оптимизацию внутренних деловых процедур организации. Поэтому очень часто оно рассматривается как основа для реализации систем менеджмента качества и является обязательным условием для сертификации по ИСО 9000.

Поскольку сама платформа SharePoint не предоставляет специфических функций электронного документооборота, возможности ее применения для автоматизации стандартных деловых процедур весьма ограничены. Как следствие, возникает необходимость разработки дополнительных функциональных модулей и сервисов.

Именно поэтому одной из главных целей компании «Электронные офисные системы» при разработке EOS for SharePoint являлось создание «готового» решения, обеспечивающего базовый функционал СЭД без каких-либо доработок. В результате в сентябре 2008 г. была выпущена «коробочная» версия продукта, которая требует минимальной настройки и адаптации. «Наши продукты не требуют никакой особой настройки. Именно поэтому нас не всегда любят ИТ-специалисты заказчика», – рассказывает Юрий Назаров. Данное решение сопровождается методическими материалами, описывающими основ¬ные подходы к эффективной организации электронного документооборота.

Кроме того, отличительными чертами SharePoint являются гибкость и настраиваемость, большие возможности для расширения функциональности и масштабируемости. Благодаря этим свойствам платформы тем заказчикам, чьи потребности отличаются от стандартных, могут быть предложены заказные разработки на основе «коробочного» решения – с учетом адаптации к требованиям каждого конкретного проекта, которая может осуществляться как специалистами компании, так и самими заказчиками.

Таким образом, EOS for SharePoint объединяет в себе свойства «коробочного» продукта и настраиваемого платформенного решения.

В настоящее время реализуется целый ряд проектов по внедрению EOS for SharePoint, в том числе по построению на его основе систем межведомственного и межкорпоративного документооборота.

Компания «Электронные офисные системы» собирается активно развивать новый продукт и наращивать его функциональные возможности для решения самых сложных задач электронного документооборота. По словам Юрия Назарова, в ближайших планах разработчиков – реализация электронной цифровой подписи и шифрования документов, а также подключения средств потокового сканирования и распознавания.

Планируется, что эти дополнительные функции будут доступны уже в начале 2009 г.

В связи с выходом нового продукта становится актуальным вопрос о его позиционировании по отношению к существующим, в частности флагманскому продукту компании «Электронные офисные системы» – системе электронного документооборота «ДЕЛО». Следует отметить, что оба продукта изначально ориентированы на разные целевые аудитории, хотя в них как в представителях класса СЭД существует определенное пересечение по функционалу. Направленность на разных потребителей нашла свое отражение в некоторых принципиальных различиях с точки зрения логики организации бизнес-процессов и методологии работы с документами, которые заложены в каждой из систем.

Система «ДЕЛО» – это специализированное «вертикальное» решение, предназначенное для автоматизации стандартных хорошо регламентированных процессов документооборота. «ДЕЛО» успешно справляется со сложными технологическими и делопроизводственными задачами, требующими специализированных настраиваемых инструментов.

Применение этой системы наиболее эффективно в тех организациях, для которых классический документооборот является ключевым деловым процессом (например, государственные структуры или крупные предприятия). Главным достоинством EOS for SharePoint как платформенного решения является реализация комплексного подхода к работе с различными видами информационных ресурсов, в том числе документами, т. е. функции автоматизации документооборота полностью интегрированы в общую корпоративную информационную систему. В данном случае на пе¬редний план выходит задача формирования единого информационного пространства компании, предоставления достаточно простых и доступных для каждого сотрудника средств взаимодействия и работы с документами. EOS for SharePoint – более универсальное и, вместе с тем, более простое в настройке и использовании решение, реализующее все преимущества платформы SharePoint. Оно ориентировано на организации, документооборот в которых не сильно структурирован и скован управленческими процедурами. «Данный продукт представляет собой более «демократичный» инструмент и подходит для компаний, процессы в которых слабо регламентированы», – подчеркивает Юрий Назаров. EOS for SharePoint предназначен как для государственных организаций, которые постепенно двигаются в сторону внедрения технологий электронного документооборота, так и для коммерческих компаний, которые смогут использовать систему как механизм для налаживания регламентированной управленческой деятельности. Оба продукта не имеют строгих ограничений по количеству сотрудников и могут быть успешно внедрены в компаниях любого размера. Тем не менее, EOS for SharePoint имеет определенное преимущество по масштабируемости, поэтому компаниям с численностью пользователей более 3 тыс. человек стоит обращать внимание, прежде всего, на эту систему. Таким образом, каждый из двух программных продуктов имеет свою специфику и направлен на решение определенного спектра задач. Для того чтобы получить максимальный эффект при реализации проектов автоматизации документооборота, в компании «Электронные офисные системы» всерьез задумываются о возможностях их совместного применения. Интеграция двух систем позволит заказчикам использовать сильные стороны каждой из них.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

28ноября

На конференции в Ереване ЭОС представил ECM-решение e-gorts, локализация EOS for SharePoint для Армении

Узнать больше

15ноября

ЭОС - участник форума «Искусственный интеллект, большие данные, отечественный софт: национальная стратегия»

Узнать больше

26октября

Важнейшее IT-событие октября - конференция «Осенний документооборот»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ