Подсистема «Повестки заседаний»

Основные функции

Подсистема, разработанная компанией КС-Консалтинг, является дополнительным компонентом системы электронного документооборота «ДЕЛО», работает преимущественно на планшетных компьютерах и ноутбуках под управлением операционной системы Windows 8.1 Pro.

Подсистема предназначена в первую очередь для автоматизации работы с повестками заседаний в крупных организациях, где процесс подготовки, проведения совещаний, оформления их итогов достаточно регламентирован. В автоматическом режиме она формирует и выгружает из базы данных СЭД «ДЕЛО» актуальную информацию о перечне обсуждаемых вопросов, докладчиках и участниках, а также о содержании документов, необходимых для рассмотрения.

Назначение подсистемы:

  • Обеспечение предварительной работы участников с рассматриваемыми вопросами и пакетом сопутствующей документации как в «онлайн»-, так и в «офлайн»-режимах (при отсутствии постоянного доступа к сети интернет);

  • Обеспечение работы с перечнем обсуждаемых вопросов в ходе мероприятия.

Подсистема представляет собой современную альтернативу бумажному пакету документов, имея ряд преимуществ: удобство использования, экономичность, доступность и наглядность информации, исключение возможности порчи или утраты бумажных экземпляров и др.

Работа с мобильным приложением


Рассмотрим классический сценарий работы с мобильным приложением «Повестки заседаний» Чтобы начать работать с приложением, участнику совещания необходимо авторизоваться. Окно авторизации открывается при каждом запуске.

После успешной авторизации открывается доступ к странице с выбором повесток, актуальных для данного пользователя. Здесь отображается основная информация о ближайших заседаниях:

  • дата, время, место проведения;

  • количество пунктов (рассматриваемых вопросов), количество докладчиков, общее число участников.




Выбрав нужное заседание и кликнув по соответствующему перечню вопросов, пользователь перемещается на страницу, где в развернутом виде отображена информация по этому мероприятию.


Все пункты основной повестки пронумерованы, а дополнительной (если такая есть) выделены цветом. Для каждого пункта указаны докладчики, их должности, прикреплены файлы (например, лист согласования или проект документа), которые можно просмотреть, не выходя из приложения. Кликнув по выбранному файлу, пользователь открывает «Окно просмотра материалов», где можно ознакомиться с их содержимым.


Приложение позволяет проводить совещания различного уровня в удобном для его участников формате.

Подготовка повестки в СЭД «ДЕЛО»

Дополнительный компонент для СЭД «ДЕЛО» «Повестки заседаний» реализует актуальный для большинства крупных организаций функционал – обеспечение проведения коллегиальных мероприятий. Подсистема встраивает модель процесса подготовки повесток в систему электронного документооборота «ДЕЛО», позволяя использовать действующие процедуры согласования/визирования, что существенно экономит временные, финансовые и иные ресурсы, затрачиваемые на подготовительный этап.

Таким образом, подсистема значительно упрощает и автоматизирует процесс подготовки совещания. Основные задачи, которые она решает на данном этапе:

  • сокращение непродуктивных затрат, которые несут организаторы (рассылка вопросов, пакета материалов, изменений к ним и т.д.);

  • упрощение процедуры подготовки проектов для обсуждения;

  • сокращение затрат на бумажные экземпляры материалов к совещаниям;

  • оперативное доведение до сведения участников мероприятия изменений в списке вопросов, текстах проектов;

  • исключение случаев утраты предварительно направленных пакетов материалов, передачи неактуальных экземпляров, потери или порчи бумажных документов при их доставке.

Скачать демонстрационную версию

Инструкция по установке


Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Получите качественную бесплатную консультацию

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Акция

«Амнистия» по техподдержке

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Календарь мероприятий

19сентября

Конференция CNews «ИКТ в госсекторе 2018: цифровое будущее»

Узнать больше

19сентября

Конференция TAdviser «СЭД и ECM Day 2018»

Узнать больше

12сентября

Russian Enterprise Content Summit 2018

Узнать больше
Все мероприятия

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ