Создание электронного архива документов организации

ЭОС предлагает комплекс проверенных решений для ведения любых видов электронных архивов - бумажных документов, электронных подлинников, файлов

EDocLib - обеспечивает легкую адаптацию к любым видам данных, интеграцию с любыми системами, организацию доступа к данным посредством облачных сервисов. 

Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» позволяет автоматизировать делопроизводство в точном соответствии с действующими нормами законодательства и сложившимися практиками.

Некоторые особенности систем

«eDocLib: Хранение и оцифровка»

Система eDocLib представляет широкий набор легко настраиваемых инструментов для создания электронного архива файлов и документов. Возможности гибкого конфигурирования структуры хранимых метаданных обеспечивают легкость и простоту адаптации электронного архива eDocLib под нужды конкретной организации и соответствующие объекты хранения (например, финансовые документы, проектная документация, организационно-распорядительные документы и т.п.).

Возможности и преимущества:

• Встроенный визуальный конструктор позволяет создать наиболее удобное и наглядное для пользователей представление данных по хранимым документам.
• Легко настраиваемые формы поисковых запросов позволяют обеспечить быстрый поиск по любому из параметров хранимого в архиве объекта, включая возможности поиска со сложными условиями и полнотекстового поиска по документам.
• Каждый из документов в системе может быть отнесен к одной или нескольким рубрикам, что обеспечивает еще один механизм быстрого доступа к хранимым данным.
• Многоуровневая система разграничения доступа позволяет гибко настроить права каждого из пользователей eDocLib и обеспечить конфиденциальность определенных документов.
• Механизм оповещений позволяет оперативно извещать пользователей о появлении новых документов определенного типа.
• Поставляемая в комплекте утилита импорта документации обеспечивает загрузку существующих архивов электронных документов в систему eDocLib. Возможности по переводу в электронный вид значительно упрощают оцифровку бумажного архива.

Подробнее

«АРХИВНОЕ ДЕЛО»

Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» автоматизирует весь комплекс работ для архива организации в соответствии с действующими нормами и стандартами, в том числе обеспечивает формирование отчетных форм, утвержденных Росархивом, и передачу дел на хранение в государственные и муниципальные архивы.

Кроме того, некоторый базовый функционал работы с электронными архивами может быть реализован с помощью возможностей СЭД «ДЕЛО» или EOS for SharePoint.

Возможности и преимущества:

• Возможность выполнять все операции по обслуживанию бумажных архивов организации: ведение и учет документального архивного фонда организации.
• Поиск дел и документов по любым реквизитам карточек, включая поиск по тексту прикрепленных файлов и по штрих-коду.
• Удаленный (через Интернет/Интранет) доступ пользователей к электронным образам дел и документов с гибким разграничением прав (подсистема «Читальный зал»).
• Формирование основных отчетных форм, утвержденных Росархивом.
• Полное соответствие требованиям действующих стандартов формирования и ведения документов архивного фонда, а также правилам и приемам, используемым в практике делопроизводства и архивного дела отечественных предприятий.
• Интеграция с системой автоматизации всех государственных архивов РФ ПК «АРХИВНЫЙ ФОНД 4.0» в части передачи дел на постоянное государственное хранение.
• Поточное сканирование.
• Гибкость и масштабируемость:
• настраиваемая схема классификации дел и документов в соответствии с потребностями конкретного пользователя;
• возможность структурированного описания любого документа организации.

Подробнее

По заключению специалистов Росархива «бесспорным достоинством системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО» является ее построение, основанное на действующей законодательной и нормативно-правовой базе по делопроизводству и архивному делу, а также соблюдение традиционных, проверенных временем правил работы отечественных архивов».

Сегодня компаниям, у которых есть архивная служба или которые хотят создать архив, требуется автоматизация процессов управления ведомственным архивом в соответствии с правилами, утвержденными Росархивом.