Создание электронного архива документов организации
ЭОС предлагает комплекс проверенных решений для ведения любых видов электронных архивов - бумажных документов, электронных подлинников, файлов
EDocLib - обеспечивает легкую адаптацию к любым видам данных, интеграцию с любыми системами, организацию доступа к данным посредством облачных сервисов.
Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» позволяет автоматизировать делопроизводство в точном соответствии с действующими нормами законодательства и сложившимися практиками.
Некоторые особенности систем
«eDocLib: Хранение и оцифровка»
- Единая точка входа к корпоративным информационным ресурсам
- Обеспечение оперативного доступа к информации
- Надежное и безопасное хранение данных
- Система интеллектуального архива
- Легкая адаптация под специфику элементов хранения
- Автоматическое извлечение метаданных из архивных документов
- Облачный сервис электронного архива
Подробнее
«eDocLib: Хранение и оцифровка»
Система eDocLib представляет широкий набор легко настраиваемых инструментов для создания электронного архива файлов и документов. Возможности гибкого конфигурирования структуры хранимых метаданных обеспечивают легкость и простоту адаптации электронного архива eDocLib под нужды конкретной организации и соответствующие объекты хранения (например, финансовые документы, проектная документация, организационно-распорядительные документы и т.п.).
Возможности и преимущества:
- Встроенный визуальный конструктор позволяет создать наиболее удобное и наглядное для пользователей представление данных по хранимым документам.
- Легко настраиваемые формы поисковых запросов позволяют обеспечить быстрый поиск по любому из параметров хранимого в архиве объекта, включая возможности поиска со сложными условиями и полнотекстового поиска по документам.
- Каждый из документов в системе может быть отнесен к одной или нескольким рубрикам, что обеспечивает еще один механизм быстрого доступа к хранимым данным.
- Многоуровневая система разграничения доступа позволяет гибко настроить права каждого из пользователей eDocLib и обеспечить конфиденциальность определенных документов.
- Механизм оповещений позволяет оперативно извещать пользователей о появлении новых документов определенного типа.
- Поставляемая в комплекте утилита импорта документации обеспечивает загрузку существующих архивов электронных документов в систему eDocLib. Возможности по переводу в электронный вид значительно упрощают оцифровку бумажного архива.
Подробнее
«АРХИВНОЕ ДЕЛО»
Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» автоматизирует весь комплекс работ для архива организации в соответствии с действующими нормами и стандартами, в том числе обеспечивает формирование отчетных форм, утвержденных Росархивом, и передачу дел на хранение в государственные и муниципальные архивы.
Кроме того, некоторый базовый функционал работы с электронными архивами может быть реализован с помощью возможностей СЭД «ДЕЛО» или EOS for SharePoint.
Возможности и преимущества:
- Возможность выполнять все операции по обслуживанию бумажных архивов организации: ведение и учет документального архивного фонда организации.
- Поиск дел и документов по любым реквизитам карточек, включая поиск по тексту прикрепленных файлов и по штрих-коду.
- Удаленный (через Интернет/Интранет) доступ пользователей к электронным образам дел и документов с гибким разграничением прав (подсистема «Читальный зал»).
- Формирование основных отчетных форм, утвержденных Росархивом.
- Полное соответствие требованиям действующих стандартов формирования и ведения документов архивного фонда, а также правилам и приемам, используемым в практике делопроизводства и архивного дела отечественных предприятий.
- Интеграция с системой автоматизации всех государственных архивов РФ ПК «АРХИВНЫЙ ФОНД 4.0» в части передачи дел на постоянное государственное хранение.
- Поточное сканирование.
- Гибкость и масштабируемость:
- настраиваемая схема классификации дел и документов в соответствии с потребностями конкретного пользователя;
- возможность структурированного описания любого документа организации.
Подробнее
По заключению специалистов Росархива «бесспорным достоинством системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО» является ее построение, основанное на действующей законодательной и нормативно-правовой базе по делопроизводству и архивному делу, а также соблюдение традиционных, проверенных временем правил работы отечественных архивов».
Сегодня компаниям, у которых есть архивная служба или которые хотят создать архив, требуется автоматизация процессов управления ведомственным архивом в соответствии с правилами, утвержденными Росархивом.
