Управление документацией
Система электронного документооборота «ДЕЛО» поможет автоматизировать и значительно повысить эффективность всех этапов управления договорами, от подготовки предварительного варианта до выполнения операций по заключенным соглашениям. Она имеет продуманный, интуитивно понятный интерфейс для первоначальной регистрации проекта договора. Она поддерживает организацию одновременного или поэтапного визирования (параллельное или последовательное) по заранее заданному либо произвольно изменяемому маршруту, совместное редактирование, создание новых версий, утверждение согласованной версии, регистрацию утвержденного варианта, дальнейшие действия по контролю за его исполнением. Управление проектами договоров в СЭД «ДЕЛО» происходит при участии как сотрудников организации, так и представителей контрагентов или удаленных подразделений (посредством удаленного доступа с помощью подсистемы «ДЕЛО-WEB»). Применение опции «Управление процессами» позволяет автоматизировать сложную бизнес-логику согласования (в зависимости от полученных на предыдущих этапах виз, суммы договора и т.п.). Предусмотрена возможность распечатки на бумажном носителе традиционного листа с визами. С помощью дополнительных опций обеспечивается юридическая значимость электронных подписей на документе. В дальнейшем с помощью механизмов атрибутивного и полнотекстового поиска, настраиваемого рубрикатора, ссылок различных типов между документами система обеспечивает оперативный доступ сотрудников организации к договорной документации в соответствии с имеющимися у них правами доступа.
Комплексная система управления документами EOS for SharePoint позволяет автоматизировать весь процесс - от формирования текста по заданному шаблону до согласования и утверждения проектов договора в электронном виде (в соответствии с настраиваемыми маршрутами), а затем автоматически зарегистрировать его. В EOS for SharePoint предусмотрен журнал истории документа, предоставляющий возможность просмотреть версии и сравнить необходимые в автоматическом режиме. Более того, возможна интеграция продукта со сторонней ERP/CRM-системой, банк-клиентом, САПР, ГИС, другими ИТ-решениями. С использованием СЭД EOS for SharePoint можно легко и быстро настроить управление даже сложного рабочего процесса подготовки и согласования договора. Маршрутизатор позволяет создать произвольное количество этапов с индивидуальными параметрами, последовательным или параллельным согласованием на каждой стадии, зависимостями от значений полей карточки, возможностью запускать другие процессы и многое другое. Для настройки рабочих процессов не требуется специализированных знаний программирования или использования SharePoint Designer, вся работа интуитивно понятна и проста.
В системе eDocLib имеется возможность автоматизировать управление проектами договоров. Программа выполняет действия от предварительной подготовки и согласования проекта договора до контроля за исполнением обязательств по нему. Благодаря интеграционным возможностям eDocLib, проект вновь заключаемого соглашения может быть зарегистрирован в системе как вручную, через основной интерфейс продукта, так и из других приложений (например, из Microsoft Outlook). Механизм оповещений позволяет настроить автоматическое уведомление выбранной группы пользователей о новом проекте, зарегистрированном в программе. Далее его можно отправить на визирование и утверждение по заранее определенному или построенному вручную маршруту, включающему этапы с одновременным (параллельным) и поочередным (последовательным) согласованием. Получив документ, пользователь, в зависимости от имеющихся у него прав доступа, может внести изменения в предлагаемый вариант, высказать свои соображения, замечания в комментариях или через форму для свободного обсуждения, завизировать либо указать на необходимость доработки. В процессе работы могут создаваться новые версии документа, причем все предыдущие редакции сохраняются. Всегда остается возможность вернуться к предыдущей версии или отследить историю изменений. Благодаря механизму веб-доступа к системе eDocLib (в том числе с помощью планшетных устройств и смартфонов) может осуществляться удаленное управление проектом. В совместной работе могут принимать участие сотрудники, находящиеся вне офиса, удаленные подразделения, внешние контрагенты. После утверждения согласованного варианта и его регистрации eDocLib позволяет отслеживать сроки исполнения этапов договора, выдавать необходимые поручения, контролировать их выполнение. Если потребуется, данные о параметрах соглашений (контрагенты, суммы, сроки исполнения, другие сведения) можно экспортировать (например, в систему «1С:Предприятие»).
