Управление документацией системами ЭОС
Система электронного документооборота «ДЕЛО» поможет автоматизировать и, следовательно, значительно повысить эффективность всех этапов управления, от подготовки документации до выполнения операций по заключенным проектам договоров. Система имеет продуманный и интуитивно понятный интерфейс для первоначальной регистрации проекта договора. Она реализует организацию одновременного или поэтапного визирования (параллельное или последовательное согласование) по заранее заданному либо произвольно изменяемому маршруту, совместное редактирование проекта документа, создание новых версий, утверждение согласованной версии проекта, регистрацию договора на основе утвержденного проекта и дальнейшие действия по контролю за его исполнением. Управление проектами договоров в системе происходит при участии как сотрудников организации, так и представителей контрагентов или удаленных подразделений (посредством удаленного доступа с помощью подсистемы «ДЕЛО-WEB»). Применение опции «Управление процессами» позволяет автоматизировать сколь угодно сложную бизнес-логику согласования договоров (в зависимости от полученных на предыдущих этапах виз, суммы договора и т.п.). Предусмотрена возможность распечатки на бумажном носителе традиционного листа согласования. С помощью дополнительных опций системы обеспечивается юридическая значимость электронных подписей на договоре. В дальнейшем с помощью механизмов атрибутивного и полнотекстового поиска, настраиваемого рубрикатора и ссылок различных типов между документами система обеспечивает оперативный доступ сотрудников организации к договорной документации в соответствии с имеющимися у них правами доступа.
Комплексная система управления документами EOS for SharePoint позволяет автоматизировать весь процесс управления - от формирования по заданному шаблону до согласования и утверждения проектов договора в электронном виде (в соответствии с настраиваемыми маршрутами), а затем автоматически зарегистрировать документ на основе проекта. В EOS for SharePoint предусмотрен журнал истории документа, предоставляющий возможность посмотреть версии документов и сравнить необходимые в автоматическом режиме. Более того, возможна интеграция продукта со сторонней ERP/CRM-системой, банк-клиентом, САПР, ГИС и т.д. С использованием СЭД EOS for SharePoint можно легко и быстро настроить управление даже сложного рабочего процесса подготовки или согласования договора. Маршрутизатор позволяет настроить произвольное количество этапов с индивидуальными параметрами, последовательным или параллельным согласованием на каждом этапе, зависимостями от значений полей карточки, возможностью запускать другие процессы и многое другое. Для настройки рабочих процессов не требуется специализированных знаний программирования или использования SharePoint Designer, вся работа интуитивно понятна и проста.
В системе eDocLib имеется возможность автоматизировать управление проектами договоров. Программа выполняет действия от предварительной подготовки и согласования проекта договора до контроля за исполнением обязательств по нему. Благодаря интеграционным возможностям eDocLib, проект вновь заключаемого договора может быть зарегистрирован в систему как вручную, через основной интерфейс продукта, так и из других приложений (например, из Microsoft Outlook). Механизм оповещений позволяет настроить автоматическое уведомление выбранной группы пользователей о новом документе – проекте, зарегистрированного в программе. Далее их можно отправить на согласование и утверждение по заранее определенному или построенному вручную маршруту, включающему в себя этапы с одновременным (параллельным) и поочередным (последовательным) согласованием. Получив документ на согласование, пользователь, в зависимости от имеющихся у него прав доступа, может внести изменения в сам проект документа, высказать свои соображения и замечания в комментариях, либо в форме для свободного обсуждения, завизировать проект или указать на необходимость его доработки. В процессе работы над проектом могут создаваться новые версии документа, причем все предыдущие редакции сохраняются и всегда остается возможность вернуться к предыдущей версии или отследить историю изменений. Благодаря механизму веб-доступа к системе eDocLib (в том числе, с помощью планшетных устройств и смартфонов) может осуществляться удаленное управление проектом. В совместной работе могут принимать участие сотрудники, находящиеся вне офиса, удаленные подразделения и внешние контрагенты. После утверждения проекта и регистрации eDocLib позволяет отслеживать сроки исполнения этапов договора, выдавать необходимые поручения и контролировать их выполнение. Если потребуется, данные о параметрах договоров (контрагенты, суммы, сроки исполнения и т.п.) можно экспортировать, например в систему «1С:Предприятие».
