Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31

Обработка счетов-фактур с помощью ECM-решений

Обработка счетов-фактур – занятие трудоемкое! Это знает каждый, кто в таком процессе участвовал. Современные ECM-решения и здесь приходят на помощь и позволяют существенно облегчить этот труд! И мы с удовольствием расскажем вам про то, какие именно этапы обработки счетов-фактур успешно поддаются автоматизации

Обработка счетов-фактур - процесс, который, так или иначе, существует во всех организациях. Несмотря на возможные нюансы, он обязательно включает обработку и сканирование бумажного счета-фактуры, атрибутирование соответствующих элементов, извлечение данных, контроль целостности данных и передачу данных по счету-фактуре в дальнейшую обработку, то есть осуществление финансовой проводки оплаты счета.

Для автоматизации этих участков ЭОС предлагает интегрированное решение, включающее eDocLib – одну из наших СЭД которая, как известно, не только «заточена» под организацию архивов, но и является надежным инструментом для наведения порядка в файлах и документах и последующей совместной работы с ними. Не случайно среди распространённых примеров использования eDocLib - создание и ведение архивов бухгалтерской документации!

Если вкратце, то процесс обработки счетов-фактур с помощью ЕСМ-системы eDocLib максимально прост: в сканер закладываются бумажные счета, с помощью решений ScanStation или ABBYY FlexiCapture происходит извлечение данных, которые затем передаются в eDocLib, где, в свою очередь, происходит корректировка и маршрутизация обработанного счета. Последующая передача данных об этом счете передаются в 1С для осуществления проводки. А теперь рассмотрим этапы этой работы чуть подробнее.

Сканирование счетов-фактур

Чтоб отсканировать бумажные счета-фактуры, надо, прежде всего, авторизоваться как пользователь системы сканирования. Если сканер оборудован веб-панелью, авторизация может происходить непосредственно на самом сканере, или на рабочем столе, если мы обрабатываем ранее отсканированные материалы. Все, что нам надо сделать для обработки счета-фактуры – выбрать соответствующую задачу сканирования и файлы, которые мы будем обрабатывать. После этого останется нажать буквально две кнопки, чтоб запустить процесс обработки.

Процесс извлечения метаданных проводится на основании различных признаков, свидетельствующих о нахождении в обрабатываемом документе того или иного элемента текста. Как правило, разделение документов по листам происходит автоматически, но может возникнуть ситуация, когда документы придется разделить вручную или, наоборот, объединить вручную. Также мы можем дополнительно указать метаданные, касающиеся всей очереди сканирования или обработки.

Отсканированные счета-фактуры в СЭД

Когда мы убедились, что все страницы документа корректно разделены и все информация извлечена правильно – можно смело нажимать кнопку «Сохранить документы» в eDocLib и тем самым запустить процесс обработки.

Кстати, после того, как новая счет-фактура передана на хранение и доступна для просмотра, в ней появляются дополнительные цветовые маркеры, отображающие суммы. Эта функция позволяет в первую очередь контролировать наиболее затратные счета.

После того, как сотрудник, осуществляющий сканирование, убедится в корректности данных и правильности заполнения документа, он переносит отсканированную счет-фактуру в специальную папку «Счета для проводок». Открывая эту папку, специалист, ответственный за оплату счетов, видит все счета, которые необходимо оплатить, может проверять метаданные и по готовности, нажав кнопку «Передать в 1С», отправлять счета в бухгалтерскую программу.

Счета-фактуры в бухгалтерской программе

При открытии документа в бухгалтерской программе мы увидим все ту же самую карточку счета-фактуры и полную информацию, распознанную из бумажного документа. Далее в 1С могут выполняться все последующие необходимые операции. Кроме того, ознакомиться непосредственно с исходным документом при необходимости можно, перейдя по ссылке, нажатие на которую приводит к переходу в eDocLib.

Теперь, чтобы выгрузить счета-фактуры определенному контрагенту, достаточно выбрать название контрагента. А нажатие кнопки «Поиск» позволяет получить полный перечень счетов-фактур от соответствующих контрагентов, который может быть распечатан или выгружен в таблицу Excel.

Таким образом, в результате применения нашей системы eDocLib существенно сокращаются затраты на первичную обработку счетов-фактур и снижаются требования к квалификации сотрудников, осуществляющих эту обработку, а в распоряжение специалистов бухгалтерии поступают удобные инструменты поиска и выгрузки счетов по контрагентам и доступ к скан-копиям счетов-фактур из учетной системы!

Этапы обработки счетов-фактур через ЕСМ-систему eDocLib

  • Сканирование счетов-фактур

  • Указание метаданных к очереди сканирования

  • Обработка документов

  • Поступление отсканированных счет-фактур в СЭД eDocLib

  • Проверка корректности данных в eDocLib

  • Перенос счетов-фактур в общую папку «счета для проводок»

  • Передача документов в 1С

  • Выгрузка счетов-фактур контрагенту


Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

22октября

ОСЕННИЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ – 2020

Узнать больше

15октября

ЭОС на X юбилейной конференции им. А.И. Китова ИТиММ-2020

Узнать больше

23сентября

ЭОС на конференции TAdviser «СЭД и ECM Day 2020» о новейших технологиях для СЭД/ECM-решений

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^